Aufbewahrungsfristen nach Dokumententyp
Unternehmen müssen Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre aufbewahren (§ 147 AO) und Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre (§ 257 HGB). Für Bücher, Abschlüsse und Inventare bleibt es bei zehn Jahren. Nach Fristablauf besteht nach Art. 17 DSGVO eine Löschpflicht.
Stand September 2026: Die Tabelle unten führt die gängigen Dokumententypen mit Frist, Rechtsgrundlage und den Besonderheiten auf, die in der Praxis am häufigsten übersehen werden, etwa dass die Frist bei Verträgen erst mit Vertragsende beginnt.
Buchhaltung und Steuern
§ 147 Abs. 3 AO
§ 257 Abs. 4 HGB
§ 147 AO
§ 147 AO
Handel und Geschäftsverkehr
§ 257 Abs. 4 HGB
§ 257 HGB
§ 257 HGB, § 147 AO
Personal
§ 41 Abs. 1 EStG
§ 195 BGB
AGG, Art. 17 DSGVO
§ 16 Abs. 2 ArbZG
Gesundheit
§ 630f Abs. 3 BGB
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Sie gilt für alle Belege, deren Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war, auch für ältere Jahrgänge. Für Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare und das Kassenbuch bleibt es bei zehn Jahren, für Handels- und Geschäftsbriefe bei sechs.
Diese Übersicht gibt die gesetzlichen Regelfristen wieder und ersetzt keine rechtliche Beratung im Einzelfall. Bei laufenden Prüfungen, Rechtsstreitigkeiten oder branchenspezifischen Vorgaben können abweichende Fristen gelten.
Im Einzelnen
Fristen nach Unterlage
Zu jeder Unterlagenart die Frist mit Rechtsgrundlage, wann sie zu laufen beginnt und was das für die Digitalisierung bedeutet.
Personalakten
Es gibt keine einheitliche Frist für „die Personalakte". Je nach Belegart gelten zwischen zwei und dreißig Jahren. Deshalb muss die Akte nach Belegarten getrennt betrachtet werden.
Rechnungen
Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Patientenakten
Patientenakten sind zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren. Für bestimmte Unterlagen gelten längere Fristen.
Lohnunterlagen
Lohnkonten sind sechs Jahre aufzubewahren. Sobald ein Beleg zugleich Buchungsbeleg ist, gelten acht Jahre.
Bewerbungsunterlagen
Hier gilt keine Aufbewahrungspflicht, sondern eine Löschpflicht: Unterlagen abgelehnter Bewerber sind in der Regel nach sechs Monaten zu löschen.
Arbeitsverträge
Arbeitsverträge werden in der Praxis mindestens drei Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt, häufig deutlich länger.
Jahresabschlüsse
Jahresabschlüsse sind zehn Jahre aufzubewahren, und anders als die meisten Unterlagen im Original.
Handelsbriefe
Handels- und Geschäftsbriefe sind sechs Jahre aufzubewahren, sofern sie nicht zugleich Buchungsbeleg sind.
Kassenbelege
Kassenbelege sind acht Jahre aufzubewahren, und zwar einzeln, vollständig und unveränderbar. Das Kassenbuch selbst bleibt zehn Jahre.
Lieferscheine
Für Lieferscheine entfällt die Aufbewahrungspflicht, sobald die zugehörige Rechnung vorliegt, außer der Lieferschein ist selbst Buchungsbeleg.
Steuerunterlagen
Bücher und Abschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege acht, sonstige Unterlagen sechs. Solange eine Prüfung läuft, endet die Frist nicht.
Verträge
Für Verträge gibt es keine einheitliche Frist. Maßgeblich ist, wie lange Ansprüche daraus geltend gemacht werden können.
Mietunterlagen
Mietverträge werden mindestens drei Jahre nach Ende des Mietverhältnisses aufbewahrt, Abrechnungsunterlagen acht Jahre.
Bauunterlagen
Für Bauunterlagen gilt meist die fünfjährige Mängelverjährung, Genehmigungen und Statik sollten dauerhaft bleiben.
Versicherungsunterlagen
Policen bleiben mindestens bis zum Ende des Vertrags plus drei Jahre, Beitragsrechnungen acht Jahre.
Buchhaltungsbelege
Alles, was einer Buchung zugrunde liegt, ist acht Jahre aufzubewahren, vom Kontoauszug bis zum Eigenbeleg. Inventare bleiben zehn Jahre.
Stand: September 2026. Die Angaben ersetzen keine Rechtsberatung.
Wiedererkennen
Wann die Frist zur Frage wird
Nicht beim Einlagern. Sondern in drei Momenten, die selten angekündigt kommen.
- Der Prüfer fragt nach einem Beleg von 2018. Die Frist läuft noch, also muss er da sein, auffindbar und vollständig.
- Ein Ordner steht seit elf Jahren im Regal, und niemand hat geprüft, ob er überhaupt noch stehen muss.
- Vier Räume, drei Fristen, eine Ablage. Wer alles gleich behandelt, löscht zu früh oder behält zu viel.
Zusagen
Was gilt, wenn wir Ihre Fristen prüfen
Eine Fristempfehlung ist nur so viel wert wie die Sicherheit, mit der sie ausgesprochen wird.
Kein Original wird vernichtet, bevor Sie es schriftlich freigeben. Es gibt keine Frist, die gegen Sie läuft.
Jeder Ordner wird bei Eingang und Rückgabe gezählt und protokolliert. Fehlt einer, tragen wir die Wiederbeschaffung.
Vor der Unterschrift digitalisieren wir fünf Ordner vollständig. Überzeugt es nicht, kommen die Originale zurück und Sie zahlen nichts.
Danach
Was nach der Prüfung dasteht
- Jeder Aktentyp hat eine Empfehlung: aufbewahren, prüfen oder löschbar, jede mit ihrer Norm und ihrem Stand-Datum.
- Was löschbar ist, wird nicht digitalisiert. Das ist der Teil, der die Arbeit billiger macht, statt sie zu vergrößern.
- Und das Löschkonzept liegt schriftlich vor, sodass die nächste Prüfung nicht bei null anfängt.
Wir prüfen Ihren Bestand und dokumentieren jede Frist.
Bestandsanalyse, Löschkonzept und eine Empfehlung je Aktentyp: aufbewahren, prüfen oder löschbar. Erstprüfung kostenlos.