Akten für Ihre Software digitalisieren: importfertig übergeben
Die meisten Digitalisierungsprojekte beginnen nicht mit dem Wunsch zu digitalisieren, sondern mit einer neuen Software. Und dann ist der Scan der kleinere Teil der Aufgabe.
Der Unterschied
Ein Ordner voller PDFs ist kein Ergebnis
Wer nur scannt, liefert Dateien. Danach beginnt für Sie ein zweites Projekt: Jede Datei muss zugeordnet, benannt und mit Merkmalen versehen werden, sonst findet das neue System nichts. Diese Arbeit gehört in den Scan, nicht dahinter.
- Wir übernehmen die Struktur und die Kategorien Ihres Systems, statt eigene zu erfinden.
- Wir liefern die Merkmale als Indexdatei mit, damit sie beim Import gesetzt werden.
- Wir weisen an fünf Akten nach, dass der Import durchläuft, bevor der Rest kommt.
- Was nach Frist ohnehin weg darf, wird gar nicht erst gescannt.
Hat fast jedes Unternehmen
Allgemeine Software
Vier Arten, die unabhängig von der Branche vorkommen. Entscheidend ist nicht der Name des Programms, sondern wonach es ablegt.
HR- und Personalsoftware
Eine neue HR-Software steht an, und die Papierakten sollen hinein, bevor das System produktiv geht. Meist mit einem Termin, der schon steht.
Ablage nach: Personalnummer
Personio · rexx systems · sage HR · SAP HCM und SuccessFactors · Workday · Haufe und andere
Buchhaltung und Steuern
Die Buchhaltung wird digital, und die Altjahre sollen mit. Oder eine Betriebsprüfung steht an und die Belege sollen in Minuten vorliegen statt in Tagen.
Ablage nach: Mandant, Jahr und Belegkreis
DATEV Unternehmen online · Lexware · Addison · sevDesk und lexoffice · Agenda
Dokumentenmanagement, DMS
Das DMS ist beschafft, die Einführung läuft, und im Keller stehen noch die Altbestände. Ein DMS ohne Altakten ist ein halbes System: Gesucht wird weiter im Regal.
Ablage nach: Metadaten, nach denen gesucht wird
d.velop documents · ELO · DocuWare · enaio · SharePoint und Microsoft 365 · Doxis
ERP und Warenwirtschaft
Ein ERP-Wechsel oder eine Zertifizierung, bei der Nachweise in Minuten vorliegen müssen. Die Zeichnungen und Prüfprotokolle liegen bis dahin im Planschrank.
Ablage nach: Material-, Artikel- oder Auftragsnummer
SAP · Microsoft Dynamics · proALPHA · abas und Infor · Sage 100
Gibt es nur in einem Beruf
Branchensoftware
Hier unterscheiden sich nicht nur die Programme, sondern auch die Aufbewahrungsfristen. Eine anwaltliche Handakte läuft sechs Jahre nach Mandatsende, die eines Steuerberaters zehn.
Steuerberatung
Die Kanzlei arbeitet längst digital, aber die Altjahre der Mandanten stehen im Keller. Beim nächsten Umzug oder bei einer Nachfolge wird daraus ein Problem.
Ablage nach: Mandantennummer und Wirtschaftsjahr
DATEV DMS und Dokumentenablage · Addison · Simba · Agenda
Rechtsanwälte
Die Kanzlei stellt auf die elektronische Akte um, oder das Aktenlager platzt. Beides führt zur selben Frage: Welche Handakten dürfen überhaupt weg, und wie kommen die übrigen in die Software.
Ablage nach: Aktenzeichen
RA-MICRO · Advoware · AnNoText · DATEV Anwalt classic · Actaport und andere Cloudlösungen
Arzt- und Zahnarztpraxen
Eine neue Praxissoftware, ein Umzug oder eine Praxisabgabe. In allen drei Fällen müssen die Papierakten mit, und aufbewahrungspflichtig sind sie zehn Jahre und länger.
Ablage nach: Patientennummer
medatixx · CGM · Dampsoft · Z1 und Charly · Duria
Hausverwaltung
Ein Verwaltungswechsel, eine Übernahme oder die Umstellung auf die digitale Objektakte. In allen Fällen müssen Jahrzehnte Papier je Objekt zugeordnet werden.
Ablage nach: Objekt- und Einheitennummer
Domus · Haufe PowerHaus · immoware24 · casavi · iX-Haus
Behörden und öffentliche Verwaltung
Die E-Akte wird eingeführt, und die Registratur steht voll. Ohne Altbestand arbeitet die Verwaltung doppelt: digital für Neues, im Regal für alles davor.
Ablage nach: Aktenplan und Aktenzeichen
nscale eGov · VIS-Suite · enaio public · regisafe · d.velop public sector
Pflege und Betreuung
Ein Softwarewechsel, eine Zusammenlegung von Einrichtungen oder schlicht ein Archiv, das über Jahrzehnte gewachsen ist. Pflegeakten sind lange aufzubewahren und enthalten Gesundheitsdaten.
Ablage nach: Bewohner- oder Klientennummer
Vivendi · MediFox · Snap · Connext Vivendi PD · Curasoft und andere
Handwerk und Bau
Der Betrieb wird digital, oder eine Gewährleistungsfrage zwingt dazu, eine zehn Jahre alte Akte in Minuten zu finden statt in Tagen.
Ablage nach: Auftrags- oder Projektnummer
Label · pds · Streit V.1 · TopKontor Handwerk · Sander und andere
Spedition und Logistik
Ein Ablieferbeleg wird verlangt, und zwar heute. Oder die Zollprüfung steht an. In beiden Fällen entscheidet, wie schnell ein Papier aus dem Archiv kommt.
Ablage nach: Sendungs- oder Auftragsnummer
CarLo · Winsped · cargo support · TRANSDATA Komalog · Eigenentwicklungen
Apotheken
Ein Umbau, eine Übernahme oder einfach ein Nebenraum, der seit Jahren als Archiv dient. Nachweispflichten gelten unabhängig davon weiter.
Ablage nach: Vorgangs- oder Rezeptnummer
IXOS von Pharmatechnik · Awinta Prokas und One · CGM LAUER · ADG A3000 · Eigenes Archiv ohne Software
Schulen und Bildung
Ein Umzug, eine Zusammenlegung oder ein Archivraum, der anders gebraucht wird. Schülerakten reichen oft Jahrzehnte zurück.
Ablage nach: Schüler- oder Teilnehmernummer
Schulverwaltungsprogramme der Länder · Untis und Stundenplanung · Schulclouds und Lernplattformen · Eigenes Archiv ohne Software
Ihre Software ist nicht dabei?
Das ändert nichts. Entscheidend ist, wonach Ihr System sortiert: nach Person, Beleg, Vorgang, Objekt oder Aktenzeichen. Sagen Sie uns, wie es ablegt, und wir liefern entsprechend.