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Personalakten digitalisieren lassen

Personalakten sind der heikelste Bestand im Unternehmen: Sie enthalten besonders schützenswerte Daten, und für jede Belegart darin gilt eine eigene Frist. Wir digitalisieren sie getrennt vom übrigen Auftragsgeschehen und bilden Ihren Aktenplan so ab, wie er im HR-System weitergeführt wird.

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Drei Scanwege: gelochte Einzelblätter, abweichende Vorlagen wie geklammerte Konvolute, und Großformate ab DIN A2. Alle drei ergeben PDF/A mit Texterkennung.Gelochtes Einzelblattläuft durch, in einem ZugAlles, was abweichtKlammern, Heftungen, RisseGroßformat ab DIN A2einzeln geführt und geglättetDas ErgebnisPDF/Adurchsuchbar, mit Texterkennung

Wiedererkennen

Drei Szenen aus dieser Aktenart

Drei Momente, die es in jedem Bestand einmal gibt. Die Antwort darauf steht im nächsten Abschnitt.

  • Eine Auskunftsanfrage kommt. In der Akte liegen Belege, die längst hätten gelöscht sein müssen.
  • Eine Löschfrist läuft ab. Die Akte liegt als ein einziger Scan vor, und einzeln löschen lässt sich daraus nichts.
  • Ein Mitarbeiter scheidet aus. Danach muss ein Teil der Akte jahrelang bleiben und ein anderer sofort weg.

Besonderheit

Warum Personalakten anders behandelt werden

In einer Personalakte liegen Arbeitsvertrag, Zeugnisse, Abmahnungen, Krankmeldungen und Bewerbungsunterlagen nebeneinander, und jede dieser Belegarten hat eine eigene Aufbewahrungs- oder Löschfrist. Wer den Ordner als Ganzes digitalisiert, kann später nicht einzeln löschen. Deshalb ist hier die Trennung nach Registern die Regel, nicht die Ausnahme.

Wie wir vorgehen

Trennung an den RegisternJede Lasche wird als eigene Datei geführt, benannt nach Ihrer Registerbezeichnung.
Getrennte VerarbeitungPersonalakten laufen räumlich und organisatorisch getrennt von anderen Aufträgen.
Sicherheitsstufe P-5Falls die Originale vernichtet werden: Schutzklasse 3 nach DIN 66399.
Übergabe ins HR-SystemImportpaket mit Feldnamen, die Ihr System erwartet: Personalnummer, Belegart, Datum.

Häufige Fragen

Was zu Personalakten gefragt wird

Dürfen wir Personalakten überhaupt außer Haus geben?
Ja, im Rahmen einer Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Der Vertrag liegt beim Erstgespräch vor. Jede beteiligte Person ist namentlich auf die Vertraulichkeit verpflichtet.
Was passiert mit Unterlagen, die gar nicht in die Personalakte gehören?
Wir melden sie Ihnen, statt sie stillschweigend mitzuscannen. Ärztliche Gutachten, Angaben zur Gewerkschaftszugehörigkeit oder private Korrespondenz gehören dort nicht hinein.
Können Sie nach Personalnummer benennen?
Ja. Benennung und Ordnerstruktur richten sich nach Ihrem Schema: Personalnummer, Name, Eintrittsjahr oder eine Kombination.

Weitere Dokumentarten

Sechs weitere Aktenarten

Patientenakten

Praxen müssen Patientenakten zehn Jahre aufbewahren, bei bestimmten Behandlungen länger. Wir digitalisieren…

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Rechnungen und Buchungsbelege müssen seit 2025 acht Jahre aufbewahrt werden, davor waren es zehn…

Buchhaltung

Der Buchhaltungsbestand wächst jedes Jahr um dieselbe Menge und wird nie kleiner. Wir digitalisieren…

Zeichnungen

Technische Zeichnungen liegen meist gefaltet, gerollt oder in Planschränken, und sind damit genau die Unterlagen…

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Bauakten bestehen aus zwei sehr unterschiedlichen Teilen: Schriftverkehr in DIN A4 und Pläne im Großformat. Beides…

Großformate

Alles, was größer als DIN A3 ist, braucht einen anderen Scanweg. Wir erfassen Formate bis DIN A0: Pläne, Zeichnungen…

Danach

Was danach dasteht

  • Jede Belegart ist eine eigene Datei. Was gelöscht werden darf, lässt sich löschen, ohne die Akte zu zerschneiden.
  • Der Zugriff läuft über Personalnummer, Belegart und Datum, nicht über das Regal.
  • Und was nicht in eine Personalakte gehört, wurde vorher gemeldet statt mitgescannt.

Fünf Ordner, drei Werktage, null Euro

Sie sehen das Ergebnis an Ihren eigenen Akten, bevor Sie unterschreiben.

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