Verarbeitung &
Archiv in
Deutschland
Jetzt anfragen
Jetzt anfragen
DigitalisierungAkten digitalisierenAlle DokumentartenPersonalaktenRechnungen und BuchhaltungGroßformate bis DIN A0Ablagetiefe wählen
ArchivierungAkten einlagernAkten vernichtenArchivauflösungOriginale vernichten: wann erlaubtSicherheit und NachweisketteAlle Leistungen
BranchenKanzleienSteuerberatungArzt- und ZahnarztpraxenBehörden und VerwaltungPersonalabteilungenHausverwaltung
WissenAufbewahrungsfristenScandienstleister auswählenWas es kostetAblagetiefe wählenVerfahrensdokumentationAlle RatgeberHäufige Fragen
Scanservice
Kontakt5 Ordner kostenlos testenKontakt und AnfrageBeratung WiesbadenUnsere ZusagenAblauf eines ProjektsImpressum
+49 176 322 011 78

Aktendigitalisierung

Akten digitalisieren lassen

Wir holen Ihre physischen Ordner ab, scannen alles professionell mit OCR-Texterkennung und übergeben strukturierte, sofort durchsuchbare Dateien. Die Originale kommen zurück oder werden auf Wunsch DSGVO-konform vernichtet.

5 Ordner kostenlos testenAngebot anfragen
Ein Bestand Ordner geht drei Wege: digitalisieren, einlagern oder vernichten.Ihr BestandOrdner, Akten, Belegeim Regal, im Keller, in zwei RäumenDigitalisierenPDF/A, durchsuchbarEinlagernFrist erfüllt, Fläche freiVernichtenDIN 66399, Zertifikat
Probe kostenlosfünf Ordner, drei Werktage
DeutschlandweitAbholung ab Wiesbaden
1 Werktagbis zur Rückmeldung
Art. 28 DSGVOAuftragsverarbeitungsvertrag

Wiedererkennen

Woran Sie merken, dass es Zeit wird

  • Ein Ordner wird gesucht. Er ist da, aber niemand weiß, in welchem der vier Räume.
  • Zwei Kollegen brauchen dieselbe Akte. Einer von beiden kann nicht arbeiten, bis der andere fertig ist.
  • Eine Auskunft wird verlangt. Sie kommt, aber erst nachdem drei Kollegen im Archiv waren.

Nutzen

Was sich mit der Digitalisierung ändert

Was im Angebot steht, wird geleistet. Was nicht darin steht, wird auch nicht berechnet.

Sofortiger Zugriff von überall

Jedes Dokument in Sekunden findbar, am PC, Laptop oder Handy, im Büro oder Homeoffice. Mehrere Mitarbeiter greifen gleichzeitig zu.

Massive Zeitersparnis

Büromitarbeiter verlieren im Schnitt 1,5–2 Stunden pro Tag mit Suchen. Nach der Digitalisierung entfällt das nahezu vollständig.

Prüfungssicherheit

Bei Steuer- oder Betriebsprüfung stellen Sie jeden Beleg in Minuten bereit: kein Stress, keine Suche im Keller.

Schutz vor Verlust

Digitale Ordner liegen mehrfach gesichert. Feuer, Wasser oder Diebstahl bedeuten keinen Datenverlust mehr.

Ablauf

So läuft es ab

  1. Erstgespräch & Angebot

    Wir klären Volumen, Format und Ablauf, und Sie erhalten ein transparentes Festpreis-Angebot.

  2. Abholung mit Protokoll

    Alle Ordner werden vor Ort beschriftet, protokolliert und verplombt. Sie erhalten ein unterschriebenes Abholprotokoll.

  3. Scannen & OCR

    Professionelles Einscannen mit Qualitätsprüfung. Die OCR-Erkennung macht jedes PDF per Stichwort durchsuchbar.

  4. Strukturierung & Übergabe

    Ablage nach Ihrem Schema (Mandant, Jahr, Dokumententyp): Übergabe per SharePoint, OneDrive, Google Drive oder Datenträger.

Häufige Fragen

Was zur Digitalisierung gefragt wird

Müssen wir alle Ordner auf einmal weggeben?
Nein. Ab ca. 200 Ordnern arbeiten wir in Teilmengen (Batches): wir holen einen Teil ab, verarbeiten ihn und bringen ihn zurück, bevor der nächste dran ist. Ihr Betrieb läuft normal weiter.
Was passiert mit den Originalen?
Sie entscheiden: Rücklieferung (auf Wunsch inkl. leerer Ordner) oder DSGVO-konforme Vernichtung nach DIN 66399 mit Vernichtungsnachweis.
Wie lange dauert die Digitalisierung?
Bis 100 Ordner in der Regel 3–5 Werktage. Größere Mengen laufen im Batch-Verfahren über einige Wochen, damit Sie durchgehend weiterarbeiten können.

Physische Archivierung

Bürofläche zurückgewinnen, Aufbewahrungspflichten erfüllen.

DSGVO-konforme Aktenvernichtung

Rechtssicher vernichtet. Nachweisbar dokumentiert.

Sagen Sie uns, wie viele Ordner

Kostenlose Bestandsaufnahme, Angebot in der Regel innerhalb eines Werktags.

Angebot anfragen5 Ordner kostenlos testen