Aktendigitalisierung für Steuerberatungen
In der Steuerberatung ist der Belegbestand der Mandanten das eigentliche Archivproblem. Er wächst jährlich, unterliegt Fristen von sechs bis zehn Jahren und wird selten angefasst, bis eine Prüfung kommt.
Wiedererkennen
Wann es in Ihrer Branche darauf ankommt
Drei Momente, die es in jedem Bestand einmal gibt. Auf jeden antwortet einer der Punkte darunter.
- Die Prüfung kündigt sich an und fordert Belege aus drei Jahren an, einzeln benannt.
- Abgelaufene Jahrgänge belegen weiter Regalmeter und interessieren niemanden mehr.
- Die Kanzleisoftware erwartet eine Ablage nach Mandant und Jahr. In den Ordnern steht sie nicht.
Worauf es ankommt
Was in Ihrer Branche anders läuft
Rechtsgrundlagen
Was das Recht verlangt, und was wir dafür tun
Diese Vorschriften bestimmen, wie mit den Unterlagen Ihrer Branche umgegangen werden darf. Zu jeder steht hier, was sie verlangt und was das für Ihren Auftrag bedeutet.
| Norm | Was sie verlangt | Was wir dafür tun |
|---|---|---|
| § 147 AO | Aufbewahrungspflichtige Unterlagen dürfen als Bild wiedergegeben werden, wenn die Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt und über die ganze Frist verfügbar und lesbar bleibt. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte Vorgang war. | Farbscan ohne Nachbearbeitung, PDF/A-2u, unveränderbar abgelegt. Was nach der Sichtung nicht mehr aufbewahrungspflichtig ist, wird gemeldet statt gescannt. |
| GoBD | Belege müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst und über die Frist unveränderbar und nachvollziehbar sein. Das Verfahren dazu ist zu dokumentieren. | Die Verfahrensdokumentation gehört zum Lieferumfang, nicht als Option: Erfassung, Indexierung, Freigabe und Löschung, allgemein und technisch beschrieben. Bei Texterkennung bewahren wir den Volltext mit auf. |
| § 203 StGB und § 62a StBerG | Die Verschwiegenheit gilt für Steuerberater, und Dienstleister dürfen nur nach § 62a StBerG eingebunden werden. Für die Verpflichtung sorgt der Berufsträger. | Verpflichtung in Textform mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen, beschränkt auf die Personen, die Ihren Bestand tatsächlich bearbeiten. Die Liste liegt Ihnen vor Projektbeginn vor. |
| § 66 StBerG | Handakten sind zehn Jahre nach dem Auftragsende aufzubewahren, also deutlich länger als bei Rechtsanwälten. | Die Frist steht am Register der Handakte, nicht am Gesamtbestand. Bei der Sichtung wird gemeldet, was nach zehn Jahren ausscheiden darf. |
| Art. 28 DSGVO | Verarbeitung im Auftrag braucht einen schriftlichen Vertrag, bevor die erste Datei verarbeitet wird. | Der Vertrag liegt unterschrieben vor der Abholung vor, mit Weisungsbindung und Löschpflicht nach Auftragsende. |
Ergebnis
So sieht eine Mandantenakte danach aus
Ein Scan pro Ordner wäre schneller. Er hilft nur niemandem, der später etwas sucht. Hier steht, was aus Ihrer Akte wird.
300 Ordner Handakten einer Steuerkanzlei, pro Register erschlossen: rund 3.400 Dateien, zugeordnet nach Mandantennummer und Jahr. Bei der nächsten Betriebsprüfung wurden 40 Einzelbelege angefordert und in unter einer Stunde bereitgestellt.
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Fünf Ordner, drei Werktage, null Euro
An Ihren eigenen Akten, vor jeder Unterschrift.