Aufbewahrungsfristen prüfen: welche Jahrgänge jetzt weg dürfen
Branche wählen, und darunter stehen drei Tabellen: was jedes Unternehmen hat, was nur in Ihrer Branche vorkommt, und was nicht vernichtet werden darf, solange es noch läuft.
Unterlagen, die jedes Unternehmen hat
29 Arten. Bei den meisten beginnt die Frist mit dem Schluss des Kalenderjahres; wo in der dritten Spalte ein Ereignis steht, beginnt sie erst damit.
| Frist | Darf weg bis | Welche Unterlagen |
|---|---|---|
| 6 Monate | 2025 und früher | Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber§ 15 Abs. 4 AGG |
| 2 Jahre | 2023 und früher | Arbeitszeitnachweise · Aufzeichnungen nach Mindestlohngesetz§ 16 Abs. 2 ArbZG |
| 6 Jahre | 2019 und früher | Handels- und Geschäftsbriefe · Angebote und Auftragsbestätigungen · Mahnungen und sonstiger Schriftwechsel · Lohnkonten und Lohnunterlagen§ 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB |
| 8 Jahre | 2017 und früher | Eingangsrechnungen · Ausgangsrechnungen · Kontoauszüge und Bankbelege · Kassenbelege und Quittungen · Buchungsbelege allgemein · Gehaltsabrechnungen mit Buchungsbezug§ 147 Abs. 3 AO |
| 10 Jahre | 2015 und früher | Kassenbuch · Jahresabschlüsse und Bilanzen · Eröffnungsbilanz · Inventare und Bestandsverzeichnisse · Handelsbücher und Buchführung · Lageberichte · Steuererklärungen und Steuerbescheide§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO |
Diese dürfen nicht weg, egal wie alt sie sind
Hier beginnt die Frist nicht mit dem Jahrgang, sondern erst mit einem Ereignis. Ein Mandat, ein Mietverhältnis oder ein Arbeitsverhältnis, das noch läuft, sperrt die Akte, auch wenn sie zwanzig Jahre alt ist. Erst danach läuft die Frist an.
| Unterlage | Frist beginnt mit | Danach noch |
|---|---|---|
| Lieferscheine nachlesen§ 147 Abs. 3 S. 3 AO | Erhalt der Rechnung | bis zur Rechnung |
| Unterlagen zur Sozialversicherung nachlesen§ 28f Abs. 1 SGB IV | gar nicht, sie bleibt | dauerhaft |
| Personalakten nachlesen§ 195 BGB | Ausscheiden der Beschäftigten | 3 Jahre |
| Arbeitsverträge und Zeugnisse nachlesen§ 195 BGB | Ausscheiden der Beschäftigten | 3 Jahre |
| Verträge allgemein nachlesen§ 147 Abs. 1 Nr. 2 AO | Ende des Vertrages | 6 Jahre |
| Mietverträge und Mietunterlagen nachlesen§ 147 Abs. 1 AO | Ende des Mietverhältnisses | 6 Jahre |
| Versicherungsunterlagen und Policen nachlesen§ 147 Abs. 1 AO | Ende des Vertrages | 6 Jahre |
| Darlehens- und Kreditunterlagen§ 147 Abs. 1 AO | Ende des Vertrages | 6 Jahre |
| Unterlagen zur betrieblichen Altersversorgung nachlesen§ 18a BetrAVG | Ausscheiden der Beschäftigten | 30 Jahre |
Sie müssen nicht alles digitalisieren und nicht selbst sortieren. Wir ziehen nach Ordnerrücken heraus, was nach Frist frei ist, legen Ihnen die Liste zur Freigabe vor, vernichten mit Nachweis und scannen nur den Rest.
Und dann?
Heraussuchen müssen Sie nichts
Die Prüfung sagt, welche Jahrgänge frei sind. Das Aussortieren übernehmen wir, und zwar während wir die Ordner ohnehin in der Hand haben.
Wir ziehen heraus
Nach Unterlagenart und Jahrgang, so wie es auf dem Ordnerrücken steht. Das passiert bei der Vorbereitung, nicht als Zusatzleistung.
Sie geben frei
Sie bekommen die Liste mit Ordnerzahlen und Jahrgängen. Vernichtet wird erst nach Ihrer Unterschrift. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
Wir vernichten mit Nachweis
Nach DIN 66399 mit Vernichtungszertifikat. Gescannt wird nur der Rest, und nur der steht auf der Rechnung.
Eine Unterlagenart im Einzelnen nachlesen
Sechzehn Seiten mit Tabelle nach Belegart, Fristbeginn und Paragraf. Dort steht auch, wann eine Frist überhaupt zu laufen beginnt.