Aktendigitalisierung für Arzt- und Zahnarztpraxen
Praxen müssen Patientenakten zehn Jahre aufbewahren, bei Strahlenbehandlung bis zu dreißig. Das bindet Regalmeter, die in einer Praxis besonders teuer sind.
Wiedererkennen
Wann es in Ihrer Branche darauf ankommt
Drei Momente, die es in jedem Bestand einmal gibt. Auf jeden antwortet einer der Punkte darunter.
- Eine Karteikarte von 2009 wird gebraucht. Ein Patient will den Behandlungsverlauf nachvollziehen.
- Die Praxis wird übergeben. Es muss entschieden werden, was mitkommt und was der Aufbewahrungspflicht folgt.
- Röntgentüten, Klebezettel und Laborbefunde liegen quer zu jeder Ordnung, die die Praxis je hatte.
Worauf es ankommt
Was in Ihrer Branche anders läuft
Rechtsgrundlagen
Was das Recht verlangt, und was wir dafür tun
Diese Vorschriften bestimmen, wie mit den Unterlagen Ihrer Branche umgegangen werden darf. Zu jeder steht hier, was sie verlangt und was das für Ihren Auftrag bedeutet.
| Norm | Was sie verlangt | Was wir dafür tun |
|---|---|---|
| § 630f Abs. 3 BGB | Die Behandlung ist in einer Patientenakte zu dokumentieren, und die Akte ist zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren. Das ist eine Mindestfrist. | Karteikarten werden in ihrer ursprünglichen Reihenfolge erfasst, Vorder- und Rückseite in einer Datei. Die Frist steht am Register und nicht am Gesamtbestand. |
| § 85 Abs. 2 StrlSchG | Für Röntgenaufzeichnungen gilt eine eigene Frist: dreißig Jahre, wenn sie einer Behandlung dienen. Bei einer reinen Untersuchung sind es zehn Jahre, bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres. | Röntgen und Bildgebung bekommen ein eigenes Register mit eigener Frist, damit sie nicht mit der übrigen Akte gelöscht werden. Ob Behandlung oder Untersuchung, steht am Register. |
| Art. 9 DSGVO und § 203 StGB | Gesundheitsdaten sind besonders geschützte Daten. Der Dienstleister muss gesondert zur Geheimhaltung verpflichtet werden; ein Auftragsverarbeitungsvertrag allein genügt dafür nicht. | Getrennte Verarbeitung mit eigenem Zugangskreis, Verpflichtung auf das Datengeheimnis und zusätzlich nach § 203 Abs. 4 StGB. Gesundheitsdaten laufen nicht zwischen anderen Aufträgen. |
| § 10 Abs. 3 MBO-Ä | Auch das ärztliche Berufsrecht verlangt die Aufbewahrung der Aufzeichnungen über zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung, soweit keine längere Frist gilt. | Jede Akte wird gegen die längere der beiden Fristen geprüft, die berufsrechtliche und die des Strahlenschutzes. Was ausscheiden darf, wird gemeldet. |
| DIN 66399 | Die Sicherheitsstufe der Vernichtung richtet sich nach der Schutzbedürftigkeit der Daten. | Vernichtung in P-5, Schutzklasse 3, ausschließlich nach Ihrer schriftlichen Freigabe und mit Zertifikat. |
Ergebnis
So sieht eine Patientenakte danach aus
Ein Scan pro Ordner wäre schneller. Er hilft nur niemandem, der später etwas sucht. Hier steht, was aus Ihrer Akte wird.
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