Aktendigitalisierung für Personalabteilungen
In einer Personalakte hat jede Belegart eine eigene Frist. Wer die Akte als einen Scan ablegt, kann später nicht einzeln löschen und verstößt gegen Art. 17 DSGVO.
Wiedererkennen
Wann es in Ihrer Branche darauf ankommt
Drei Momente, die es in jedem Bestand einmal gibt. Auf jeden antwortet einer der Punkte darunter.
- Eine Auskunftsanfrage nach Art. 15 DSGVO kommt. In der Akte liegt ein Beleg, der dort nicht hingehört.
- Eine Löschfrist läuft ab. Die Personalakte liegt als ein einziger Scan vor, und einzeln löschen lässt sich daraus nichts.
- Die Person ist 2016 ausgeschieden. Niemand weiß, welche Belege darin noch aufbewahrungspflichtig sind.
Worauf es ankommt
Was in Ihrer Branche anders läuft
Rechtsgrundlagen
Was das Recht verlangt, und was wir dafür tun
Diese Vorschriften bestimmen, wie mit den Unterlagen Ihrer Branche umgegangen werden darf. Zu jeder steht hier, was sie verlangt und was das für Ihren Auftrag bedeutet.
| Norm | Was sie verlangt | Was wir dafür tun |
|---|---|---|
| § 26 BDSG | Beschäftigtendaten dürfen nur verarbeitet werden, soweit das für das Arbeitsverhältnis erforderlich ist. Erforderlich heißt nicht nützlich. | Fremdkörper werden gemeldet statt mitgescannt. Bei uns ist das ein Arbeitsschritt, keine Ausnahme, die jemand bemerken müsste. |
| Art. 17 und Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO | Ist der Zweck weggefallen, ist zu löschen, und es dürfen nicht mehr Daten gespeichert werden als nötig. Beides setzt voraus, dass sich einzelne Bestandteile löschen lassen. | Jede Belegart wird eine eigene Datei. Eine Lohnabrechnung lässt sich damit löschen, ohne die Personalakte anzufassen. Ein Sammelscan je Person machte das unmöglich. |
| § 41 Abs. 1 EStG | Das Lohnkonto ist bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Lohnzahlung aufzubewahren. | Lohnregister werden mit Jahresangabe erfasst, damit die Frist je Jahrgang sichtbar bleibt und nicht am Gesamtbestand hängt. |
| § 83 BetrVG | Einsicht in die Personalakte verlangt der Arbeitnehmer, und er kann ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen. Der Betriebsrat als Gremium hat kein allgemeines Einsichtsrecht. | Die digitale Akte bleibt vollständig und in ihrer Reihenfolge. Einsicht heißt bei uns ein Lesezugriff, und ein Auszug für den Arbeitnehmer ist in Minuten zusammengestellt. |
Ergebnis
So sieht eine Personalakte danach aus
Ein Scan pro Ordner wäre schneller. Er hilft nur niemandem, der später etwas sucht. Hier steht, was aus Ihrer Akte wird.
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