Aufbewahrungsfrist für Rechnungen
Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Wiedererkennen
Wann diese Frist zur Frage wird
Drei Momente, in denen jemand nachsieht, wie lange das bleiben muss. Die Antwort steht in der Tabelle darunter.
- Ein Jahrgang ist zehn Jahre alt. Er steht noch im Regal, obwohl die Frist für Belege seit 2025 acht Jahre beträgt.
- Eine Thermorolle ist verblichen. Der Beleg ist da, aber nicht mehr lesbar, und damit rechtlich wertlos.
- Der Prüfer verlangt eine Rechnung von 2019. Ob sie noch aufbewahrungspflichtig ist, hängt am Jahr, nicht am Ordner.
Übersicht
Fristen nach Unterlage
| Unterlage | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Ausgangsrechnungen | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| Eingangsrechnungen | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 UStG |
| Rechnungen an Privatpersonen (Bauleistung) | 2 Jahre beim Empfänger | § 14b Abs. 1 S. 5 UStG |
| Gutschriften | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
Stand: September 2026. Die Angaben ersetzen keine Rechtsberatung.
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Sie gilt für alle Belege, deren Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war, auch für ältere Jahrgänge. Für Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare und das Kassenbuch bleibt es bei zehn Jahren, für Handels- und Geschäftsbriefe bei sechs. Soweit eine Unterlage zwei Fristen unterliegt, gilt die längere.
Acht Jahre seit 2025, davor zehn
Rechnungen sind Buchungsbelege, und für Buchungsbelege galt bis Ende 2024 die zehnjährige Frist nach § 147 Abs. 3 AO. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat sie zum 1. Januar 2025 auf acht Jahre verkürzt, für alle Belege, deren Frist zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelaufen war. Die sechsjährige Frist betrifft Handels- und Geschäftsbriefe, also Korrespondenz ohne Buchungsbezug; eine Rechnung ist beides, und im Zweifel gilt die längere Frist.
Zehn Jahre bleiben für Bücher und Abschlüsse
Die Verkürzung betrifft nur die Buchungsbelege. Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte, Inventare und das Kassenbuch sind Bücher und Aufzeichnungen im Sinne des § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO. Für sie bleibt es bei zehn Jahren. Wer pauschal alles gleich lange behält, liegt damit nicht falsch, verschenkt aber Regalmeter.
Digital aufbewahren ist zulässig
Nach den GoBD dürfen Papierrechnungen digitalisiert und die Originale vernichtet werden. Voraussetzung ist, dass das Abbild bildlich mit dem Original übereinstimmt, unveränderbar gespeichert wird und der Prozess in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist. Elektronisch empfangene Rechnungen müssen ohnehin im Originalformat aufbewahrt werden. Ein Ausdruck genügt dort nicht.
Farbig scannen, nicht schwarzweiß
Bildliche Übereinstimmung heißt in der Praxis: Was auf dem Original farbig war, muss auf dem Abbild farbig sein. Stempel, Unterschriften und handschriftliche Vermerke gehen im Schwarzweiß-Scan verloren.
Häufige Fragen
Was zu Rechnungen gefragt wird
Zählt das Rechnungsdatum oder das Zahlungsdatum?
Dürfen wir die Papierrechnung nach dem Scannen wegwerfen?
Verwandte Fristen
Was meistens mit aufbewahrt wird
Jahresabschlüsse
Jahresabschlüsse sind zehn Jahre aufzubewahren, und anders als die meisten Unterlagen im Original.
Kassenbelege
Kassenbelege sind acht Jahre aufzubewahren, und zwar einzeln, vollständig und unveränderbar. Das Kassenbuch selbst bleibt zehn Jahre.
Lieferscheine
Für Lieferscheine entfällt die Aufbewahrungspflicht, sobald die zugehörige Rechnung vorliegt, außer der Lieferschein ist selbst Buchungsbeleg.
Danach
Was nach der Prüfung dasteht
- Jede Rechnung liegt farbig und unveränderbar vor, mit dem Jahr, das ihre Frist bestimmt.
- Was abgelaufen ist, ist nach Ihrer Freigabe vernichtet, mit Nachweis.
- Und die angeforderte Rechnung ist in Minuten da, gleichgültig aus welchem Jahrgang.
Was weg darf, muss nicht digitalisiert werden
Wir sichten Ihren Bestand nach Fristen, bevor gescannt wird.