Ablauf: von der Aufnahme bis zum Nachweis
Sieben Schritte, jeder protokolliert. Größere Bestände verarbeiten wir in Teilmengen, damit Ihr Betrieb durchgehend weiterläuft.
Ablauf
Was wann passiert
Jeder Übergang ist dokumentiert. Was Sie im Zweifel vorlegen müssen, ist festgehalten.
Bestandsaufnahme
Die Aufnahme machen wir. Wir brauchen die ungefähre Menge und ein Bild davon, wie Ihre Ablage heute aussieht: nach Jahren, nach Registern, nach Mandanten. Daraus schätzen wir Umfang, Beschaffenheit und Sortierlogik ein und halten fest, was bei Ihnen als ein Dokument gilt. Ein Termin vor Ort ist möglich, in den meisten Fällen genügen Fotos.
Angebot
Aus Menge und Ablagetiefe entsteht der Festpreis, in der Regel innerhalb eines Werktags. Er gilt bis zur Abholung und steigt danach nicht. Erst wenn Sie zustimmen, holen wir ab.
Abholung
Die Unterlagen werden vor Ort gezählt, beschriftet und in verschließbare Behälter verladen, die sofort verplombt werden. Sie erhalten ein unterschriebenes Abholprotokoll. Ab der Plombe bleibt der Bestand geschlossen, bis er bei uns im Haus ist. Ab 150 Ordnern ist die Abholung kostenlos, deutschlandweit.
Aufbereitung & Scan
Klammern und Heftungen werden entfernt, geknickte Seiten geglättet, Trennblätter und Barcodes für die spätere Zuordnung gesetzt. Gescannt wird farbig und beidseitig in Archivqualität, anschließend läuft die Texterkennung. Dieser Schritt entscheidet über die Qualität des Ergebnisses.
Qualitätsprüfung
Vollständigkeit, Lesbarkeit, Ausrichtung und Zuordnung werden stichprobenartig geprüft. Jede Datei wird nach Ihrem Schema benannt und abgelegt. Was nicht stimmt, geht zurück in die Erfassung und nicht an Sie.
Digitale Übergabe
Die digitalen Akten kommen im vereinbarten Format: in Ihr DMS, auf Ihren Fileserver, in Ihre Cloud oder auf verschlüsseltem Datenträger. Dazu das Bestandsverzeichnis, eine Übersicht aller Dateien mit Direktlinks, in Ihrer Benennung.
Abschluss & Archiv
Gemeinsamer Test der Suchfunktion an Ihren eigenen Akten. Die Originale werden danach nach Ihrer Wahl zurückgeführt, im gesicherten Archiv eingelagert oder nach DIN 66399 zertifiziert vernichtet. Sie entscheiden, wir dokumentieren.
Wiedererkennen
Wann ein Ablauf zur Frage wird
Sie suchen keinen Ablauf. Sie suchen den Grund, warum der Bestand so nicht bleiben kann.
- Der Prüfer sitzt im Besprechungsraum und will den Vorgang sehen, nicht die Kiste, in der er liegt.
- Der Standort schließt in acht Wochen, und niemand weiß, wie viele Ordner noch im zweiten Raum stehen.
- Sie wissen, dass die Akte da ist. Sie wissen nur nicht, in welchem der vier Räume.
Zusagen
Was für jeden der sieben Schritte gilt
Ein Ablauf ist nur so gut wie das, woran man ihn festhalten kann. Diese drei gelten, egal bei welchem Schritt Sie gerade stehen.
Wir übergeben bis zum vereinbarten Termin. Für jede angefangene Woche Verzug erstatten wir 5 % des Auftragswerts, maximal 20 %.
Jeder Ordner wird bei Eingang und Rückgabe gezählt und protokolliert. Fehlt einer, tragen wir die Wiederbeschaffung.
Kein Original wird vernichtet, bevor Sie es schriftlich freigeben. Es gibt keine Frist, die gegen Sie läuft.
Danach
Was am achten Tag dasteht
- Der Bestand ist gezählt, gescannt und geprüft, und die Zahlen stimmen mit dem überein, was im Regal steht.
- Die Dateien liegen dort, wo Sie arbeiten, und die Originale sind zurück, eingelagert oder mit Zertifikat vernichtet.
- Und der Vorgang ist dokumentiert, sodass der nächste Prüfer nicht anrufen muss, um zu fragen, wie es gelaufen ist.
Wir beginnen mit einem Blick auf Ihren Bestand
Kostenlos und unverbindlich, vor Ort oder per Videocall.