Aufbewahrungsfrist für Handels- und Geschäftsbriefe
Handels- und Geschäftsbriefe sind sechs Jahre aufzubewahren, sofern sie nicht zugleich Buchungsbeleg sind.
Wiedererkennen
Wann diese Frist zur Frage wird
Drei Momente, in denen jemand nachsieht, wie lange das bleiben muss. Die Antwort steht in der Tabelle darunter.
- Im Regal stehen nur die Briefe, die jemand ausgedruckt hat. Der Rest liegt in Postfächern, die niemand als Archiv betrachtet.
- Eine E-Mail von 2018 wird gebraucht. Die Suche im Postfach findet sie, aber das Postfach kennt keine Frist.
- Ein Brief ist zugleich Buchungsbeleg. Dann laufen acht Jahre statt sechs, und das sieht ihm niemand an.
Übersicht
Fristen nach Unterlage
| Unterlage | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Empfangene Handelsbriefe | 6 Jahre | § 257 Abs. 1 Nr. 2 HGB |
| Kopien versandter Handelsbriefe | 6 Jahre | § 257 Abs. 1 Nr. 3 HGB |
| Angebote, die zum Abschluss führten | 6 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB |
| Handelsbrief mit Buchungsbezug | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| Geschäftliche E-Mails | 6 bis 8 Jahre | § 257 HGB, § 147 AO |
Stand: September 2026. Die Angaben ersetzen keine Rechtsberatung.
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Sie gilt für alle Belege, deren Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war, auch für ältere Jahrgänge. Für Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare und das Kassenbuch bleibt es bei zehn Jahren, für Handels- und Geschäftsbriefe bei sechs. Soweit eine Unterlage zwei Fristen unterliegt, gilt die längere.
Was ein Handelsbrief ist
Ein Handelsbrief ist jedes Schriftstück, das ein Handelsgeschäft vorbereitet, durchführt oder rückgängig macht. Entscheidend ist der Inhalt, nicht die Form: Eine E-Mail mit Auftragsbestätigung ist ein Handelsbrief, eine Werbesendung ohne Bezug zu einem konkreten Geschäft nicht.
E-Mails sind der blinde Fleck
Geschäftliche E-Mails unterliegen derselben Aufbewahrungspflicht wie Papierbriefe. Sie müssen im Originalformat aufbewahrt werden, unveränderbar und maschinell auswertbar. Ein Ausdruck reicht nicht, und das Postfach eines ausgeschiedenen Mitarbeiters zu löschen, kann ein Verstoß sein.
Häufige Fragen
Was zu Handelsbriefe gefragt wird
Zählen auch Angebote, die nicht angenommen wurden?
Verwandte Fristen
Was meistens mit aufbewahrt wird
Rechnungen
Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Verträge
Für Verträge gibt es keine einheitliche Frist. Maßgeblich ist, wie lange Ansprüche daraus geltend gemacht werden können.
Danach
Was nach der Prüfung dasteht
- Briefe und E-Mails liegen zusammen, weil die Frist für beide gilt.
- Was zugleich Buchungsbeleg ist, ist kenntlich und läuft acht Jahre.
- Und der Brief von 2018 ist auffindbar, ohne ein Postfach zu durchsuchen.
Was weg darf, muss nicht digitalisiert werden
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