Verfahrensdokumentation: Pflicht und Nachweis
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie aus Papier eine Datei wurde. Ohne sie fehlt der Nachweis, und die Originale müssen bleiben.
Wiedererkennen
Wann dieses Thema zur Frage wird
Drei Momente, in denen es darauf ankommt.
- Die Originale sollen weg. Der Prüfer fragt, wie aus dem Papier die Datei wurde, und eine Antwort gibt es nicht.
- Die Digitalisierung ist bezahlt. Die Dokumentation war nicht im Preis, und ohne sie bleibt das Papier im Regal.
- Der Anbieter ist nicht mehr greifbar. Die Dokumentation lag bei ihm, und niemand im Haus weiß, wie gescannt wurde.
Warum es sie gibt
Die Finanzverwaltung muss nachvollziehen können, wie ein digitales Abbild entstanden ist und dass es dem Original entspricht. Das geht nicht am einzelnen Dokument, sondern nur über die Beschreibung des Verfahrens. Fehlt sie, ist die Digitalisierung steuerlich wertlos: Das Original muss weiter aufbewahrt werden.
Was hineingehört
Wer hat gescannt und mit welcher Berechtigung. Welche Geräte und Einstellungen wurden verwendet. Wie wurden die Unterlagen vorbereitet, wie wurde die Vollständigkeit geprüft, wie wurden Fehler behandelt. Wie ist die Ablage aufgebaut und wie wird die Unveränderbarkeit sichergestellt. Wann und durch wen wurden die Originale vernichtet.
Sie muss zum tatsächlichen Ablauf passen
Eine Dokumentation, die einen anderen Ablauf beschreibt als den tatsächlichen, ist schlechter als keine. Deshalb schreiben wir sie für Ihr Projekt und nicht als Textbaustein, mit Ihren Einstellungen, Ihrer Struktur und Ihren Freigaben.
Sie ist selbst aufbewahrungspflichtig
Die Verfahrensdokumentation unterliegt derselben Frist wie die Unterlagen, die sie beschreibt, also der längsten darin vorkommenden, in der Regel zehn Jahre. Ändert sich das Verfahren, muss die alte Fassung nachvollziehbar bleiben.
Weiterlesen
Gehört oft dazu
Scandienstleister auswählen
Die meisten Anbieter werben mit denselben Worten. Unterscheiden lassen sie sich an acht Punkten, und an der Frage, ob sie vor der Unterschrift etwas vorweisen.
Was es kostet
Der Preis hängt an drei Dingen: wie viele Ordner, was darin steckt und wie tief abgelegt wird. Alles andere sind Nebenkosten.
Ablagetiefe wählen
Das ist die einzige Frage, die Sie wirklich beantworten müssen. Alles andere ist in jedem Paket gleich.
Fünf Ordner, drei Werktage, null Euro
Sie sehen das Ergebnis, bevor Sie sich entscheiden.