Scanservice deutschlandweit
Akten digitalisieren lassen
Rechtssicher und nachweisbar
Aktenberge blockieren Ihre Flächen und kosten Ihr Team jeden Tag Suchzeit? Wir machen daraus ein digitales Archiv, in dem Sie jedes Dokument in Sekunden finden. Darauf vertrauen bereits Unternehmen verschiedener Branchen, vom Industrieunternehmen bis zur Hausverwaltung.
Leistungen
Digitalisieren, einlagern, vernichten
Die meisten Bestände brauchen alle drei. Abholung, Scan, Lager und Vernichtung bleiben bei uns im Haus.
Leistung 01
Akten digitalisieren
Aus Papier wird durchsuchbare PDF/A. Wie fein die Ablage wird, bestimmen Sie: pro Ordner, pro Register oder pro Dokument.
- Verblasste Belege, Durchschläge und Sonderformate werden lesbar
- Übergabe in Ihr DMS, Ihre Cloud oder auf einen Datenträger
- Mit Bestandsverzeichnis und Verfahrensdokumentation
Leistung 02
Akten einlagern
Zutrittskontrolliert und klimatisiert. Einzelabruf binnen 24 Stunden. Jeder Zugriff protokolliert.
Leistung 03
Akten vernichten
Nach DIN 66399, in der Stufe, die zu Ihren Daten passt. Kein Original ohne Ihre Freigabe.
Ablagetiefe
Was am Ende eine Datei ist
Abholung, Aufbereitung, Scan und Übergabe sind in jedem Paket gleich. Nur hier unterscheiden sie sich, und hier entscheidet sich der Preis.
Ablauf
Wir nehmen Ihren Bestand auf. Den Rest übernehmen wir.
Für die Aufnahme brauchen wir die ungefähre Menge und einen Blick darauf, wie Ihre Ablage heute aufgebaut ist. Alles Weitere liegt bei uns.
- 01
Bestandsaufnahme
Wir sichten den Bestand und schätzen Menge und Beschaffenheit ein. Dafür brauchen wir die ungefähre Zahl der Ordner und einen Blick darauf, wie Ihre Ablage heute aufgebaut ist.
- 02
Angebot
Aus Menge und Ablagetiefe entsteht der Festpreis, in der Regel innerhalb eines Werktags. Er gilt bis zur Abholung und steigt danach nicht.
- 03
Abholung
Gezählt und verplombt verladen, mit unterschriebenem Abholprotokoll. Ab der Plombe bleibt der Bestand geschlossen, bis er bei uns im Haus ist.
Sicherheit & Qualität
Was Sie in die Hand bekommen
Vier Papiere gehören zum Auftrag. Sie bekommen sie zum Abschluss, ohne danach zu fragen.
Vertrag nach Art. 28 DSGVO
Unterschrieben, bevor wir die erste Kiste tragen. Ohne ihn fangen wir nicht an.
Abhol- und Bestandsprotokoll
Was abgeholt wurde, gezählt und unterschrieben. Ein Exemplar bleibt bei Ihnen.
Verfahrensdokumentation
Der Nachweis über den Weg Ihrer Akten, in der Form, die ein Prüfer erwartet.
Vernichtungszertifikat
Nach DIN 66399, je Auftrag und nicht je Jahr.
Häufige Fragen
Was Kunden vorher wissen wollen
Wie läuft eine Aktendigitalisierung bei DokuTech ab?
Wie läuft die kostenlose Probe ab?
In welchem Gebiet ist DokuTech Solutions tätig?
Werden meine Dokumente nach dem Scannen durchsuchbar?
Was passiert mit den Original-Papierakten nach der Digitalisierung?
Lieber direkt fragen?
Mo–Fr, 9–18 Uhr. Schreiben Sie uns, wie viele Ordner es ungefähr sind, oder schicken Sie drei Fotos vom Regal. Sie hören am selben Tag von uns.
Der nächste Schritt
Sagen Sie uns, wie viele Ordner es ungefähr sind
Eine Schätzung genügt, oder drei Fotos vom Regal. Wir sagen Ihnen, was sinnvoll digitalisiert wird, was ins Lager gehört und was nach Fristablauf weg darf.