Ablagetiefe wählen: was eine Datei wird
Das ist die einzige Frage, die Sie wirklich beantworten müssen. Alles andere ist in jedem Paket gleich.
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Wann dieses Thema zur Frage wird
Drei Momente, in denen es darauf ankommt.
- Der Anbieter fragt, wie tief abgelegt werden soll. Und Sie wissen nicht, ob das den Preis betrifft oder nur die Arbeit.
- Ein PDF pro Ordner ist bestellt. Später soll daraus ein einzelnes Dokument gefunden werden, und das geht nicht.
- Ein PDF pro Dokument ist bestellt. Bezahlt wird nach Stück, und die Zahl war vorher niemandem bekannt.
Ein PDF pro Ordner
Der Ordner bleibt eine Einheit. Aus 300 Ordnern werden 300 Dateien, benannt nach dem Ordnerrücken. Sie finden die Stelle über die Volltextsuche im PDF, nicht über die Ablage. Richtig für Bestände, die Sie rechtlich vorhalten müssen und im Ernstfall durchsuchen, nicht täglich bearbeiten.
Ein PDF pro Register
Jede Lasche wird eine Datei. Aus einem Ordner mit zwölf Registern werden zwölf Dateien, benannt nach Ihrer Registerbezeichnung. Das ist die Regel für Akten, mit denen weitergearbeitet wird: Personalakten, Objektakten, Mandantenakten. Der Sprung von Ordner auf Register bringt den größten Nutzen je investiertem Euro.
Ein PDF pro Dokument
Jedes Schriftstück steht für sich, mit Metadaten wie Belegart, Datum und Nummer. Aus einem Ordner werden je nach Inhalt 80 bis 400 Dateien. Nötig, wenn Dokumente einzeln einem Vorgang zugeordnet, freigegeben oder nach Fristen gelöscht werden sollen, und immer dann, wenn der Bestand in ein Dokumentenmanagementsystem wandert.
Die Frist entscheidet oft mit
In einer Personalakte hat jede Belegart eine eigene Frist. Wer die Akte als einen Scan ablegt, kann später nicht einzeln löschen und verstößt damit gegen die Löschpflicht aus Art. 17 DSGVO. Das ist das häufigste Argument für die Trennung nach Registern.
Mischen ist erlaubt
Sie müssen sich nicht für den ganzen Bestand entscheiden. Häufig ist genau die Mischung richtig: das Altarchiv als ein PDF pro Ordner, die laufenden Akten nach Register, die Buchhaltung nach Dokument.
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Gehört oft dazu
Scandienstleister auswählen
Die meisten Anbieter werben mit denselben Worten. Unterscheiden lassen sie sich an acht Punkten, und an der Frage, ob sie vor der Unterschrift etwas vorweisen.
Was es kostet
Der Preis hängt an drei Dingen: wie viele Ordner, was darin steckt und wie tief abgelegt wird. Alles andere sind Nebenkosten.
OCR-Texterkennung
Texterkennung macht aus einem Bild durchsuchbaren Text. Ob sie brauchbar ist, entscheidet sich beim Scannen, nicht bei der Software.
Fünf Ordner, drei Werktage, null Euro
Sie sehen das Ergebnis, bevor Sie sich entscheiden.