Aufbewahrungsfristen für Personalakten
Es gibt keine einheitliche Frist für „die Personalakte". Je nach Belegart gelten zwischen zwei und dreißig Jahren. Deshalb muss die Akte nach Belegarten getrennt betrachtet werden.
Wiedererkennen
Wann diese Frist zur Frage wird
Drei Momente, in denen jemand nachsieht, wie lange das bleiben muss. Die Antwort steht in der Tabelle darunter.
- Eine Auskunftsanfrage kommt. Die Antwort muss vollständig sein und darf trotzdem nur zeigen, was noch aufbewahrt werden darf.
- Eine abgelehnte Bewerbung liegt noch im Ordner. Sie hätte längst gelöscht gehört, und beim Abheften hat niemand darauf geschaut.
- Die Lohnunterlagen dürfen nach sechs Jahren weg. Die Zeugnisse in derselben Akte müssen dreißig Jahre bleiben.
Übersicht
Fristen nach Unterlage
| Unterlage | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Lohnkonten und Lohnunterlagen | 6 Jahre | § 41 Abs. 1 EStG |
| Belege mit Buchungsbezug (z. B. Gehaltsabrechnungen) | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| Arbeitsverträge und Zeugnisse | 3 Jahre nach Ende | § 195 BGB (Verjährung) |
| Unterlagen zur betrieblichen Altersversorgung | bis 30 Jahre | § 18a BetrAVG |
| Arbeitszeitnachweise | 2 Jahre | § 16 Abs. 2 ArbZG |
| Unterlagen nach Mindestlohngesetz | 2 Jahre | § 17 Abs. 1 MiLoG |
| Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber | 6 Monate | § 15 Abs. 4 AGG |
| Unterlagen zur Sozialversicherung | bis zur letzten Prüfung | § 28f SGB IV |
Stand: September 2026. Die Angaben ersetzen keine Rechtsberatung.
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Sie gilt für alle Belege, deren Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war, auch für ältere Jahrgänge. Für Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare und das Kassenbuch bleibt es bei zehn Jahren, für Handels- und Geschäftsbriefe bei sechs. Soweit eine Unterlage zwei Fristen unterliegt, gilt die längere.
Wann die Frist zu laufen beginnt
Die Frist beginnt nicht am Tag der Ausstellung, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres. Ein Lohnkonto aus März 2020 ist damit bis Ende 2026 aufzubewahren, nicht bis März 2026. Bei Unterlagen, die an das Ende des Arbeitsverhältnisses anknüpfen, beginnt die Frist mit dem Schluss des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endete.
Aufbewahren ist nicht dasselbe wie behalten dürfen
Für Personalakten gilt beides: eine Aufbewahrungspflicht aus dem Steuer- und Sozialrecht und eine Löschpflicht aus Art. 17 DSGVO. Sobald die Aufbewahrungspflicht endet und kein anderer Zweck mehr besteht, müssen die Daten gelöscht werden. Wer zu lange speichert, verstößt gegen die DSGVO. Wer zu früh löscht, gegen die Aufbewahrungspflicht.
Bewerbungsunterlagen sind der häufigste Fehler
Unterlagen abgelehnter Bewerber dürfen in der Regel nur sechs Monate aufbewahrt werden, so lange läuft die Frist für Ansprüche nach dem AGG. Danach sind sie zu löschen, es sei denn, die Person hat ausdrücklich in eine längere Aufbewahrung für künftige Stellen eingewilligt.
Was das für die Digitalisierung bedeutet
Wer die Personalakte als einen einzigen Scan ablegt, kann später nicht einzeln löschen. Deshalb ist bei Personalakten die Trennung nach Registern die Regel: Jede Belegart wird eine eigene Datei und kann nach Ablauf ihrer Frist getrennt entfernt werden.
Häufige Fragen
Was zu Personalakten gefragt wird
Muss die Personalakte im Original aufbewahrt werden?
Haben Mitarbeitende ein Recht auf Einsicht?
Wie lange nach dem Ausscheiden muss die Akte bleiben?
Verwandte Fristen
Was meistens mit aufbewahrt wird
Lohnunterlagen
Lohnkonten sind sechs Jahre aufzubewahren. Sobald ein Beleg zugleich Buchungsbeleg ist, gelten acht Jahre.
Arbeitsverträge
Arbeitsverträge werden in der Praxis mindestens drei Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt, häufig deutlich länger.
Bewerbungsunterlagen
Hier gilt keine Aufbewahrungspflicht, sondern eine Löschpflicht: Unterlagen abgelehnter Bewerber sind in der Regel nach sechs Monaten zu löschen.
Danach
Was nach der Prüfung dasteht
- Die Akte ist nach Belegarten getrennt, jede mit ihrer eigenen Frist.
- Was gelöscht werden musste, ist gelöscht, und zwar nachweisbar.
- Und die nächste Auskunftsanfrage beantwortet sich aus einer Akte, nicht aus vier Ordnern.
Was weg darf, muss nicht digitalisiert werden
Wir sichten Ihren Bestand nach Fristen, bevor gescannt wird.