Aufbewahrungsfrist für Bewerbungsunterlagen
Hier gilt keine Aufbewahrungspflicht, sondern eine Löschpflicht: Unterlagen abgelehnter Bewerber sind in der Regel nach sechs Monaten zu löschen.
Wiedererkennen
Wann diese Frist zur Frage wird
Drei Momente, in denen jemand nachsieht, wie lange das bleiben muss. Die Antwort steht in der Tabelle darunter.
- Die Stelle ist besetzt, die Unterlagen liegen noch. Sechs Monate später sind sie zu löschen, und niemand denkt daran.
- Der Talentpool soll wachsen. Ohne Einwilligung darf er das nicht, und die Einwilligung widerruft jederzeit.
- Eine Bewerbungsmappe liegt in der Personalakte. Dort gilt eine Frist von Jahren, und für sie gilt sie nicht.
Übersicht
Fristen nach Unterlage
| Unterlage | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Unterlagen abgelehnter Bewerber | 6 Monate | § 15 Abs. 4 AGG |
| Mit Einwilligung für künftige Stellen | nach Vereinbarung | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO |
| Bei laufendem Rechtsstreit | bis zum Abschluss | Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO |
| Unterlagen eingestellter Bewerber | werden Teil der Personalakte | § 26 BDSG |
Stand: September 2026. Die Angaben ersetzen keine Rechtsberatung.
Warum gerade sechs Monate
Nach § 15 Abs. 4 AGG muss ein Anspruch wegen Benachteiligung binnen zwei Monaten geltend gemacht und binnen drei Monaten eingeklagt werden. Sechs Monate Aufbewahrung geben genug Puffer, um sich im Streitfall verteidigen zu können. Darüber hinaus fehlt der Zweck, und damit die Rechtsgrundlage.
Der Talentpool braucht eine Einwilligung
Wer Unterlagen für künftige Stellen behalten will, braucht die ausdrückliche Einwilligung der Person. Diese muss freiwillig, informiert und widerrufbar sein, und sie muss dokumentiert werden.
Löschen heißt auch: aus dem Papierarchiv
Die Löschpflicht gilt für alle Kopien, auch für ausgedruckte. Bei einer Archivauflösung fällt oft auf, dass Bewerbungsmappen aus zehn Jahren im Keller stehen. Das ist ein Verstoß, der sich mit einer Sichtung schnell beheben lässt.
Häufige Fragen
Was zu Bewerbungsunterlagen gefragt wird
Müssen wir Bewerbungsunterlagen zurücksenden?
Was ist mit E-Mail-Bewerbungen?
Danach
Was nach der Prüfung dasteht
- Abgelehnte Bewerbungen sind zum Stichtag gelöscht, im System und im Papier.
- Was bleiben durfte, hat eine Einwilligung mit Datum, und der Widerruf bleibt möglich.
- Und in der Personalakte liegt keine Bewerbungsmappe mehr, die dort nicht hingehört.
Was weg darf, muss nicht digitalisiert werden
Wir sichten Ihren Bestand nach Fristen, bevor gescannt wird.