Häufige Fragen zur Digitalisierung
Die Fragen, die uns Kanzleien, Praxen, Steuerberatungen und Personalabteilungen am häufigsten stellen.
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Wie es abläuft
Von der ersten Anfrage bis zur Rückgabe. Die meisten Bestände brauchen für den Anfang genau diese vier Antworten.
Wie läuft eine Aktendigitalisierung bei DokuTech ab?
Wir nehmen den Bestand auf und nennen Ihnen den Festpreis. Danach holen wir verplombt ab und arbeiten im Haus weiter: entklammern, entheften, farbig und beidseitig scannen, Texterkennung, Ablage nach Ihrem Schema. Größere Bestände verarbeiten wir in Teilmengen, damit Ihr Betrieb weiterläuft. Am Ende entscheiden Sie, ob die Originale eingelagert oder DSGVO-konform vernichtet werden.
Wie läuft die kostenlose Probe ab?
Sie geben uns fünf Ordner: drei aus dem Normalfall und zwei, bei denen Sie unsicher sind. Wir holen sie ab, digitalisieren sie vollständig und geben die Originale unverändert zurück. Sie sehen das Ergebnis, bevor Sie irgendetwas unterschreiben. Drei Werktage, null Euro, ohne Verpflichtung.
Muss ich mein bestehendes DMS oder System wechseln?
Nein. Wir ersetzen nichts. Die digitalisierten Dokumente werden nach Ihrem Ablageschema übergeben: in Ihr DMS, Ihren Fileserver, Ihre Cloud oder als strukturierte Ordner.
Müssen wir unseren Betrieb für die Übergabe unterbrechen?
Nein. Größere Bestände verarbeiten wir in Teilmengen (Batches): Wir holen einen Teil ab, bearbeiten ihn und bringen ihn zurück, bevor der nächste dran ist. Ihr Betrieb läuft normal weiter.
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Suche, Ablage und Originale
Was aus dem Papier wird, wie fein Sie später suchen und wo die Originale bleiben.
Werden meine Dokumente nach dem Scannen durchsuchbar?
Ja. Jedes Dokument durchläuft eine OCR-Texterkennung und wird als durchsuchbares PDF (auf Wunsch PDF/A für die Langzeitarchivierung) übergeben. So finden Sie Inhalte per Volltext- oder Metadaten-Suche in Sekunden.
Was passiert mit den Original-Papierakten nach der Digitalisierung?
Das entscheiden Sie. Wir vernichten die Originale DSGVO-konform nach DIN 66399 mit Nachweis oder lagern sie sicher in unserem Archiv ein, falls Sie die Papierform aus rechtlichen Gründen behalten müssen.
Wie lange muss ich welche Unterlagen aufbewahren?
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen liegen meist bei 6 Jahren (z. B. Handelsbriefe), 8 Jahren (z. B. Rechnungen und Buchungsbelege seit 2025) oder 10 Jahren (z. B. Jahresabschlüsse, Inventare und das Kassenbuch nach HGB/AO/GoBD). Welche Frist konkret gilt, hängt vom Dokumenttyp ab. Unsere Fristentabelle nennt zu jedem Dokumenttyp die Frist samt Rechtsgrundlage.
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Vernichtung, Lagerung und Sicherheit
Was nach der Frist geschieht, wer dabei zusieht und wie der Nachweis aussieht.
Wie werden Akten DSGVO-konform vernichtet?
Verplombte Abholung, Vernichtung nach DIN 66399 in Sicherheitsstufe P-4 oder P-5 und ein rechtssicherer Vernichtungsnachweis. So erfüllen Sie Ihre Nachweispflicht bei einer Datenschutzprüfung.
Was ist der Unterschied zwischen Sicherheitsstufe P-4 und P-5?
Die Stufen der DIN 66399 definieren die maximale Partikelgröße. P-4 (max. 160 mm²) genügt für allgemeine sensible Geschäftsunterlagen; P-5 (max. 30 mm²) empfehlen wir für besonders schützenswerte Daten, etwa bei Kanzleien, Arztpraxen, Steuerberatern oder Personalakten.
Wie sicher sind meine Akten bei euch gelagert?
In einem zutrittskontrollierten, rund um die Uhr videoüberwachten Archiv mit Einbruchmeldeanlage, Brandschutz und kontrolliertem Raumklima. Kundenbestände sind strikt getrennt, jeder Zugriff wird protokolliert, von der Abholung bis zur Vernichtung lückenlos dokumentiert.
Wie schnell habe ich Zugriff auf eingelagerte Akten?
Auf Anfrage stellen wir Ihnen eingelagerte Akten binnen 24 Stunden bereit, physisch oder als digitalen Scan-on-Demand.
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Eignung, Gebiet und Preis
Ob es zu Ihrem Fachgebiet passt, wo wir abholen und ab wann es sich rechnet.
Ist das auch für Arztpraxen, Kanzleien und Steuerberater geeignet?
Ja, gerade dort. Für besonders sensible Daten (Patienten-, Mandanten-, Personalakten) arbeiten wir mit erhöhter Sicherheitsstufe P-5, strenger Vertraulichkeit und vollständiger DSGVO-konformer Dokumentation.
In welchem Gebiet ist DokuTech Solutions tätig?
Unser Sitz ist in Wiesbaden (Rhein-Main-Gebiet). Wir betreuen Kunden deutschlandweit. Ihre Akten kommen aus dem gesamten Bundesgebiet zu uns: Wir holen ab, verarbeiten und liefern zurück.
Was kostet das, und ab welcher Menge lohnt es sich?
Das hängt von Menge und Leistung ab. Wir arbeiten mit transparenten, staffelbaren Preisen ohne versteckte Kosten und erstellen Ihnen ein kostenloses Festpreis-Angebot; nennen Sie uns einfach die ungefähre Ordnermenge. Ab rund 50 Ordnern lohnt es sich in jedem Fall: gerade kleinere Bestände profitieren stark, weil der interne Aufwand pro Ordner verhältnismäßig hoch ist.
Zusagen
Zwei Antworten, die kein Vertrag ersetzen kann
Neben allen Fragen stehen zwei Zusagen, die die häufigste Sorge auffangen: ob Sie das Ergebnis auch finden, und ob es gut genug ist.
Die 60-Sekunden-Probe
Bei der Übergabe ziehen wir gemeinsam zehn Dokumente. Wird eines nicht in unter einer Minute gefunden, arbeiten wir es kostenlos nach. Werden zwei nicht gefunden, den ganzen Bestand.
Fünf Ordner zur Probe
Vor der Unterschrift digitalisieren wir fünf Ordner vollständig. Überzeugt es nicht, kommen die Originale zurück und Sie zahlen nichts.
Danach
Was am Ende dasteht
- Ein Regal, das kleiner ist als vorher, und ein Bestand, den ein Prüfer in Minuten durchsieht, statt in Tagen.
- Jede Akte als durchsuchbare Datei dort, wo Sie arbeiten, unter dem Namen, den Sie vergeben haben.
- Und ein Nachweis über jeden Schritt, von der Abholung bis zur Übergabe, den Sie vorlegen können, ohne ihn zu suchen.
Ihre Frage war nicht dabei?
Rufen Sie an: Mo–Fr, 9–18 Uhr.