Originale vernichten: wann es erlaubt ist
Die meisten Unterlagen dürfen nach dem Scannen vernichtet werden. Einige nicht, und die sollte man kennen, bevor der Schredder läuft.
Wiedererkennen
Wann dieses Thema zur Frage wird
Drei Momente, in denen es darauf ankommt.
- Der Schredder steht bereit. Niemand kann sagen, welche Unterlagen im Original bleiben müssen.
- Das Papier ist weg. Der Prüfer fragt nach einer Urkunde, und sie war eine der Ausnahmen.
- Die Freigabe fehlt. Vernichtet wurde trotzdem, und der Nachweis über die Vollständigkeit fehlt.
Die Regel
Nach § 147 Abs. 2 AO dürfen aufbewahrungspflichtige Unterlagen als Bild wiedergegeben werden, wenn die Wiedergabe bildlich übereinstimmt, während der Aufbewahrungsfrist verfügbar ist und jederzeit lesbar gemacht werden kann. Sind diese Bedingungen erfüllt und ist das Verfahren dokumentiert, darf das Papier weg.
Die Ausnahmen
Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse sind nach § 257 Abs. 3 HGB im Original aufzubewahren. Dazu kommen Urkunden mit gesetzlicher Schriftform: Bürgschaften, notarielle Verträge, Zollpapiere mit Originalstempel, Wertpapiere. Im Zweifel bleibt das Blatt liegen und wird gemeldet.
Nie ohne Freigabe
Bei uns wird kein Original vernichtet, bevor Sie es schriftlich freigegeben haben. Es gibt keine Frist, die gegen Sie läuft. Wer Ihnen ein Zeitfenster setzt, nach dem automatisch vernichtet wird, nimmt Ihnen die Kontrolle über eine Entscheidung, die nicht rückgängig zu machen ist.
Bei laufender Prüfung: warten
Solange eine Außenprüfung läuft oder ein Rechtsbehelf offen ist, ist die Festsetzungsfrist gehemmt. Die betroffenen Jahrgänge bleiben unangetastet, bis die Bescheide bestandskräftig sind.
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Gehört oft dazu
Scandienstleister auswählen
Die meisten Anbieter werben mit denselben Worten. Unterscheiden lassen sie sich an acht Punkten, und an der Frage, ob sie vor der Unterschrift etwas vorweisen.
Was es kostet
Der Preis hängt an drei Dingen: wie viele Ordner, was darin steckt und wie tief abgelegt wird. Alles andere sind Nebenkosten.
Ablagetiefe wählen
Das ist die einzige Frage, die Sie wirklich beantworten müssen. Alles andere ist in jedem Paket gleich.
Fünf Ordner, drei Werktage, null Euro
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