Aktendigitalisierung für Behörden und Verwaltung
In der Verwaltung ist der Aktenplan die Ordnung, an der sich alles ausrichtet. Wir bilden ihn ab, statt eine eigene Struktur zu erfinden, und dokumentieren jeden Schritt so, dass er einer Prüfung standhält.
Wiedererkennen
Wann es in Ihrer Branche darauf ankommt
Drei Momente, die es in jedem Bestand einmal gibt. Auf jeden antwortet einer der Punkte darunter.
- Eine Anfrage nach Informationsfreiheit kommt. Die Akte steckt in einem Aktenplan, den nur eine Abteilung kennt.
- Zwei Standorte werden zusammengelegt. Die Ablage des einen sieht anders aus als die des anderen.
- Für eine Ausschreibung muss nachweisbar sein, was mit den Unterlagen geschehen ist, Schritt für Schritt.
Worauf es ankommt
Was in Ihrer Branche anders läuft
Rechtsgrundlagen
Was das Recht verlangt, und was wir dafür tun
Diese Vorschriften bestimmen, wie mit den Unterlagen Ihrer Branche umgegangen werden darf. Zu jeder steht hier, was sie verlangt und was das für Ihren Auftrag bedeutet.
| Norm | Was sie verlangt | Was wir dafür tun |
|---|---|---|
| Art. 28 DSGVO und § 3 HDSIG | Die DSGVO gilt auch für öffentliche Stellen, und der Vertrag zur Auftragsverarbeitung folgt Art. 28 DSGVO. Die Erlaubnis zur Verarbeitung liefert in Hessen § 3 HDSIG. | Der Vertrag wird mit den Pflichten des Landesrechts geschlossen. Die Aufsicht bleibt beim behördlichen Datenschutzbeauftragten, nicht bei einem betrieblichen. |
| § 4 Abs. 1 HArchivG | Unterlagen sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen unverzüglich auszusondern und dem Archiv anzubieten, spätestens dreißig Jahre nach Entstehung. | Die Digitalisierung hält Aktenplan, Vollständigkeit und Lesbarkeit so, dass eine spätere Anbietung möglich bleibt. Vorher wird nichts vernichtet. |
| § 7 und § 8 HEGovG | Papieroriginale dürfen ersetzend gescannt werden, wenn das Verfahren dem Stand der Technik entspricht. Vernichtet werden dürfen sie erst nach der archivischen Entscheidung. | Wir arbeiten nach BSI TR-03138, dem technischen Maßstab für ersetzendes Scannen in der Verwaltung. Die Papieroriginale bleiben bis zu Ihrer Freigabe erhalten. |
| VgV und UVgO | Oberhalb des EU-Schwellenwerts wird öffentlich ausgeschrieben, darunter gilt die UVgO. Verlangt werden Eignungsnachweise, die ein Dritter prüfen kann. | Verfahrensdokumentation, Auftragsverarbeitungsvertrag, Versicherungsnachweis und Vernichtungszertifikate liegen als Anlagen zur Leistung vor. |
| DIN 66399 | Die Sicherheitsstufe der Vernichtung richtet sich nach der Schutzbedürftigkeit der Daten. | Vernichtung erst nach Freigabe, mit Zertifikat je Auftrag und mit einer Liste, welche Aktenzeichen betroffen waren. |
Ergebnis
So sieht eine Verwaltungsakte danach aus
Ein Scan pro Ordner wäre schneller. Er hilft nur niemandem, der später etwas sucht. Hier steht, was aus Ihrer Akte wird.
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