Akten digitalisieren, einlagern, vernichten
Das ist die einzige Frage, die Sie wirklich beantworten müssen. Sie bestimmt, wie fein Sie später suchen, und was die Arbeit kostet. Alles andere ist in jedem Paket gleich.
Wiedererkennen
Woran sich die Ablagetiefe entscheidet
Drei Wege, drei Preise, und keiner davon ist der richtige, bevor Sie wissen, wie oft Sie später in diesen Bestand hineinsehen.
- „Ein PDF pro Ordner" klingt nach wenig, bis ein Prüfer nach einem einzelnen Schreiben von 2019 fragt und die Datei zweihundert Seiten hat.
- „Pro Dokument" klingt nach viel, bis die Rechnung zeigt, was vierhundert Dateien je Ordner kosten.
- Und dazwischen liegt die Frage, die vorher niemand stellt: Wer sucht später in diesen Akten, und wie oft?
Der Ordner bleibt eine Einheit
Ein PDF pro Ordner
Aus 300 Ordnern werden 300 Dateien.
Für Bestände, die aufbewahrt werden müssen, aber im Tagesgeschäft nicht mehr aufgeschlagen werden.
- Benennung nach Ordnerrücken: Jede Datei heißt so, wie der Ordner beschriftet war. Keine neue Systematik, kein Umdenken.
- Durchsuchbar über den Volltext: Sie finden die Stelle über die Suche im PDF, nicht über die Ablage.
- Schnellste Variante: Kein Auftrennen nötig, geringster Aufwand, kürzeste Laufzeit.
Richtig, wenn Sie den Bestand rechtlich vorhalten müssen und im Ernstfall ein Dokument suchen, aber nicht täglich damit arbeiten.
Am häufigsten gewählt
Jede Lasche wird eine Datei
Ein PDF pro Register
Aus einem Ordner mit zwölf Laschen werden zwölf Dateien.
Für Akten mit klarer innerer Gliederung: Personalakten, Objektakten, Mandantenakten.
- Trennung an den Registern: Jede Lasche wird erkannt, getrennt und als eigene Datei geführt.
- Benennung nach Registerbezeichnung: Arbeitsvertrag, Zeugnisse, Abmahnungen, so wie Ihre Gliederung es vorgibt.
- Aktenplan als Vorlage: Wir bilden Ihren bestehenden Aktenplan ab, statt einen neuen zu erfinden.
- Fehlende Register werden gemeldet: Sie erfahren, wo eine Lasche leer war oder fehlte.
Die Regel für Akten, mit denen weitergearbeitet wird. Der Sprung von Ordner auf Register bringt den größten Nutzen je investiertem Euro.
Jedes Schriftstück steht für sich
Ein PDF pro Dokument
Aus einem Ordner werden je nach Inhalt 80 bis 400 Dateien.
Für Bestände, die in ein Dokumentenmanagementsystem wandern oder einzeln weiterverarbeitet werden.
- Trennung je Schriftstück: Jede Rechnung, jeder Vertrag, jedes Schreiben wird eine eigene Datei.
- Manuelle Metadatenerfassung: Belegart, Datum, Nummer, Gegenpartei, nach Ihrem Feldkatalog.
- DMS-fertiges Importpaket: Struktur und Feldnamen mit Ihrer IT abgestimmt, in einem Durchgang importierbar.
- Dublettenmeldung: Mehrfach abgelegte Schriftstücke werden erkannt und gemeldet, nicht stillschweigend doppelt geführt.
Nötig, wenn Dokumente einzeln einem Vorgang zugeordnet, freigegeben oder nach Fristen gelöscht werden sollen.
Grundleistung
In jedem Paket enthalten
Unabhängig von der gewählten Tiefe. Was hier steht, wird nicht separat berechnet.
Die drei Leistungen
Digitalisieren, einlagern, vernichten
Aktendigitalisierung
Wir holen Ihre physischen Ordner ab, scannen alles professionell mit OCR-Texterkennung und übergeben strukturierte, sofort durchsuchbare Dateien. Die Originale kommen zurück oder werden auf Wunsch DSGVO-konform vernichtet.
Physische Archivierung
Wir lagern Ihre physischen Originalordner in unserem gesicherten, klimatisierten Archiv, geordnet, erfasst und jederzeit abrufbar. Sie sparen teure Bürofläche, erfüllen gesetzliche Aufbewahrungspflichten und haben trotzdem sofort Zugriff.
DSGVO-konforme Aktenvernichtung
Wir vernichten Ordner und Datenträger professionell nach DIN 66399: verplombte Abholung, Vernichtung auf der passenden Sicherheitsstufe und ein offizieller Vernichtungsnachweis, den Sie bei jeder Prüfung vorlegen können.
Zusagen
Was in jedem der drei Pakete gilt
Die Tiefe ist die Wahl. Diese drei stehen darüber und gelten unabhängig davon, welche Sie treffen.
Vor der Unterschrift digitalisieren wir fünf Ordner vollständig. Überzeugt es nicht, kommen die Originale zurück und Sie zahlen nichts.
Jeder Ordner wird bei Eingang und Rückgabe gezählt und protokolliert. Fehlt einer, tragen wir die Wiederbeschaffung.
Wir übergeben bis zum vereinbarten Termin. Für jede angefangene Woche Verzug erstatten wir 5 % des Auftragswerts, maximal 20 %.
Danach
Was am Ende dasteht
- Im Regal stehen nur noch die Ordner, die wirklich aufbewahrungspflichtig sind, nach Fristen sortiert und beschriftet.
- Alles Übrige liegt als durchsuchbare Datei dort, wo Sie arbeiten, mit den Namen, die Sie vergeben haben.
- Und über allem liegt die Verfahrensdokumentation, aus der ein Prüfer den Weg jeder Akte nachvollziehen kann.
Sehen Sie den Unterschied an Ihren eigenen Akten
Bringen Sie uns drei Ordner. Wir zeigen Ihnen zwei Ablagetiefen nebeneinander.