Ablagetiefe: Ordner, Register oder Dokument
Die Ablagetiefe ist die einzige Entscheidung, die Sie wirklich treffen müssen. Sie legt fest, wie fein Sie später suchen, und wie viel Arbeit der Bestand macht. Hier stehen die drei Varianten nebeneinander.
Der Vergleich
Drei Tiefen, drei Ergebnisse
Alles Weitere ist in jedem Paket gleich. Nur diese drei Zeilen unterscheiden sich.
| Ein PDF pro Ordner | Ein PDF pro Register Am häufigsten gewählt | Ein PDF pro Dokument | |
|---|---|---|---|
| Dateien je Ordner | 1 | so viele wie Register | 80 bis 400 |
| Gefunden wird über | Volltextsuche im PDF | Register und Volltext | Metadaten, Register und Volltext |
| Aufwand | am geringsten | mittel | am höchsten |
Wiedererkennen
Die Frage entscheidet, nicht der Geschmack
Wie tief digitalisiert wird, hängt nicht davon ab, was modern klingt, sondern davon, was später gefragt wird. Drei Fragen aus dem Alltag.
- „Ich brauche den Mietvertrag von 2019.“ Hier genügt ein PDF pro Ordner. Gesucht wird der Vorgang, nicht die Seite darin.
- „Ich brauche die Abrechnung 2021 für Wohnung 14.“ Dafür muss jedes Register einzeln auffindbar sein, sonst öffnen Sie wieder den ganzen Ordner.
- „Ich brauche den Nachtrag Nr. 3 zum Rahmenvertrag.“ Nur bei einem PDF pro Dokument landen Sie direkt auf dem Nachtrag statt im Vertrag.
Zusagen
Woran Sie die gewählte Tiefe messen können
Die Tiefe entscheidet, wie fein Sie später suchen. Genau daran steht die Zusage, und keine davon ist eine Eigenschaft.
Bei der Übergabe ziehen wir gemeinsam zehn Dokumente. Wird eines nicht in unter einer Minute gefunden, arbeiten wir es kostenlos nach. Werden zwei nicht gefunden, den ganzen Bestand.
Jeder Ordner wird bei Eingang und Rückgabe gezählt und protokolliert. Fehlt einer, tragen wir die Wiederbeschaffung.
Vor der Unterschrift digitalisieren wir fünf Ordner vollständig. Überzeugt es nicht, kommen die Originale zurück und Sie zahlen nichts.
Danach
Was nach der Entscheidung gilt
- Sie dürfen mischen: Personalakten pro Dokument, Buchhaltung pro Ordner. Die Tiefe gilt je Bestand, nicht für die ganze Firma.
- Die Ablage folgt Ihrer heutigen Ordnung. Kein Ordner wird neu sortiert, nur weil er digital wird.
- Und die einmal gewählte Tiefe bleibt: ein späterer zweiter Durchlauf ist möglich, aber Sie brauchen ihn nicht einzuplanen.
Sehen Sie den Unterschied an Ihren eigenen Akten
Bringen Sie drei Ordner. Wir zeigen Ihnen zwei Ablagetiefen nebeneinander.