Aufbewahrungsfrist für Kassenbelege
Kassenbelege sind acht Jahre aufzubewahren, und zwar einzeln, vollständig und unveränderbar. Das Kassenbuch selbst bleibt zehn Jahre.
Wiedererkennen
Wann diese Frist zur Frage wird
Drei Momente, in denen jemand nachsieht, wie lange das bleiben muss. Die Antwort steht in der Tabelle darunter.
- Ein Kassenbeleg ist nach zwei Jahren unlesbar. Thermopapier entfärbt sich, und damit ist der Beleg weg.
- Die Kasse soll umgestellt werden. Der Altdatenbestand muss einzeln und unveränderbar vorliegen, nicht als Kassenbericht.
- Ein Bon fehlt. Die Kasse zählt trotzdem, aber die Einzelaufzeichnung ist unvollständig.
Übersicht
Fristen nach Unterlage
| Unterlage | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Kassenbuch | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO |
| Tagesendsummenbons | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO |
| Einzelaufzeichnungen | 8 bis 10 Jahre | § 146 Abs. 1 AO, § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO |
| Verfahrensdokumentation der Kasse | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO |
| Bedienungsanleitung und Programmierprotokolle | 10 Jahre | GoBD |
Stand: September 2026. Die Angaben ersetzen keine Rechtsberatung.
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Sie gilt für alle Belege, deren Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war, auch für ältere Jahrgänge. Für Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare und das Kassenbuch bleibt es bei zehn Jahren, für Handels- und Geschäftsbriefe bei sechs. Soweit eine Unterlage zwei Fristen unterliegt, gilt die längere.
Thermopapier ist das eigentliche Problem
Kassenbons auf Thermopapier verblassen, oft schon nach zwei bis drei Jahren, je nach Lagerung. Die Aufbewahrungspflicht verlangt aber Lesbarkeit über die volle Frist. Wer acht Jahre nachweisen muss, kann sich auf das Papier nicht verlassen; der Beleg muss digitalisiert werden, solange er noch lesbar ist.
Einzelaufzeichnung ist die Regel
Seit der Kassensicherungsverordnung ist jeder Geschäftsvorfall einzeln aufzuzeichnen. Eine Tagessumme genügt nur in eng begrenzten Ausnahmefällen. Für den einzelnen Beleg gilt seit 2025 die achtjährige Frist, das Kassenbuch bleibt bei zehn. Wir rechnen bei Kassengängen deshalb mit zehn Jahren. Im Zweifel gilt die längere Frist.
Häufige Fragen
Was zu Kassenbelege gefragt wird
Reicht der Scan eines verblassten Bons?
Verwandte Fristen
Was meistens mit aufbewahrt wird
Rechnungen
Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Buchhaltungsbelege
Alles, was einer Buchung zugrunde liegt, ist acht Jahre aufzubewahren, vom Kontoauszug bis zum Eigenbeleg. Inventare bleiben zehn Jahre.
Danach
Was nach der Prüfung dasteht
- Jeder Beleg liegt einzeln, vollständig und unveränderbar als Datei vor.
- Die verblassten Jahrgänge sind farbig und mit angehobenem Kontrast erfasst.
- Und das Kassenbuch liegt daneben, mit seiner eigenen Frist von zehn Jahren.
Was weg darf, muss nicht digitalisiert werden
Wir sichten Ihren Bestand nach Fristen, bevor gescannt wird.