Aufbewahrungsfrist für Buchhaltungsbelege
Alles, was einer Buchung zugrunde liegt, ist acht Jahre aufzubewahren, vom Kontoauszug bis zum Eigenbeleg. Inventare bleiben zehn Jahre.
Wiedererkennen
Wann diese Frist zur Frage wird
Drei Momente, in denen jemand nachsieht, wie lange das bleiben muss. Die Antwort steht in der Tabelle darunter.
- Ein Beleg wird verlangt, den niemand abgelegt hat. Kontoauszug, Eigenbeleg, Quittung: Alles, was einer Buchung zugrunde liegt, zählt.
- Ein Inventar soll mit weg. Es bleibt aber zehn Jahre, zwei länger als die Belege daneben.
- Der Jahrgang ist neun Jahre alt. Er könnte weg, aber ein Teil darin ist zugleich Buchungsbeleg und läuft länger.
Übersicht
Fristen nach Unterlage
| Unterlage | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Buchungsbelege | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO |
| Kontoauszüge | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO |
| Inventare | 10 Jahre | § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB |
| Eigenbelege | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO |
| Reisekostenabrechnungen | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
Stand: September 2026. Die Angaben ersetzen keine Rechtsberatung.
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Sie gilt für alle Belege, deren Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war, auch für ältere Jahrgänge. Für Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare und das Kassenbuch bleibt es bei zehn Jahren, für Handels- und Geschäftsbriefe bei sechs. Soweit eine Unterlage zwei Fristen unterliegt, gilt die längere.
Acht Jahre seit 2025
Bis Ende 2024 galt für Buchungsbelege die zehnjährige Frist. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat sie zum 1. Januar 2025 auf acht Jahre verkürzt, für alle Belege, deren Frist zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelaufen war. Betroffen sind damit auch ältere Jahrgänge: Ein Beleg aus 2018 muss nicht mehr bis 2028 liegen, sondern nur bis 2026.
Inventare und Abschlüsse bleiben bei zehn Jahren
Die Verkürzung gilt nur für Buchungsbelege. Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte sind keine Buchungsbelege, sondern Bücher und Aufzeichnungen. Für sie bleibt es bei zehn Jahren. Der Unterschied ist im Archiv leicht zu übersehen, weil beide im selben Ordner liegen. Wer ohnehin nach Jahresring trennt, hat es leichter.
Der Beleg folgt der Buchung
Maßgeblich ist nicht das Datum auf dem Papier, sondern das Jahr der Buchung. Ein Beleg von Dezember 2020, der erst im Januar 2021 gebucht wurde, gehört zum Jahrgang 2021 und ist entsprechend ein Jahr länger aufzubewahren.
Häufige Fragen
Was zu Buchhaltungsbelege gefragt wird
Gilt das auch für Kleinbetragsrechnungen?
Verwandte Fristen
Was meistens mit aufbewahrt wird
Rechnungen
Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Kassenbelege
Kassenbelege sind acht Jahre aufzubewahren, und zwar einzeln, vollständig und unveränderbar. Das Kassenbuch selbst bleibt zehn Jahre.
Jahresabschlüsse
Jahresabschlüsse sind zehn Jahre aufzubewahren, und anders als die meisten Unterlagen im Original.
Danach
Was nach der Prüfung dasteht
- Jeder Beleg liegt so, wie er gebucht wurde, mit dem Jahr, das seine Frist bestimmt.
- Inventare und Abschlüsse bleiben kenntlich zwei Jahre länger.
- Und eine angeforderte Unterlage ist in Minuten da, statt im richtigen Jahrgang gesucht.
Was weg darf, muss nicht digitalisiert werden
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