Aktendigitalisierung für Kanzleien
Für Kanzleien stehen zwei Pflichtenkreise nebeneinander: § 203 StGB und die DSGVO. Ein Dienstleister muss ausdrücklich zur Verschwiegenheit verpflichtet sein, und der Kreis der Beteiligten muss benennbar bleiben.
Wiedererkennen
Wann es in Ihrer Branche darauf ankommt
Drei Momente, die es in jedem Bestand einmal gibt. Auf jeden antwortet einer der Punkte darunter.
- Eine Akte wird verlangt. Handakte und Sachakte liegen in zwei verschiedenen Räumen.
- Ein Mandant fragt nach einem Schriftsatz von 2019. Dass er existiert, ist sicher. Wo er liegt, nicht.
- Die Akten sollen zu einem Kollegen. Niemand kann sagen, wer sie unterwegs schon angefasst hat.
Worauf es ankommt
Was in Ihrer Branche anders läuft
Rechtsgrundlagen
Was das Recht verlangt, und was wir dafür tun
Diese Vorschriften bestimmen, wie mit den Unterlagen Ihrer Branche umgegangen werden darf. Zu jeder steht hier, was sie verlangt und was das für Ihren Auftrag bedeutet.
| Norm | Was sie verlangt | Was wir dafür tun |
|---|---|---|
| § 203 StGB | Die Verschwiegenheit ist strafbewehrt. Ein Dienstleister darf nur mitwirken, wenn er zur Verschwiegenheit verpflichtet ist, und dafür sorgen muss der Berufsträger selbst (§ 203 Abs. 4 StGB). | Verpflichtung in Textform, mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen und beschränkt auf die Personen, die Ihre Akte tatsächlich bearbeiten. Die Liste liegt Ihnen vor Projektbeginn vor. |
| § 43e BRAO | Seit dem 9. November 2017 dürfen Kanzleien externe Dienstleister einschalten. Verlangt sind sorgfältige Auswahl, Vertrag in Textform, Verpflichtung zur Verschwiegenheit, Beschränkung auf das Erforderliche, eine Regelung für Unterauftragnehmer und bei Einzelmandaten die Einwilligung des Mandanten. | Wir arbeiten als Ihr Dienstleister, nicht als eigener Verantwortlicher für Mandatsdaten. Unterauftragnehmer setzen wir nur mit Ihrer Zustimmung ein und benennen sie vorher. |
| § 50 BRAO | Handakten sind sechs Jahre nach dem Auftragsende aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde, und sie läuft unabhängig davon, ob die Sachakte längst beim Mandanten liegt. | Handakte und Sachakte bleiben getrennt, jede mit ihrer eigenen Frist. Kein Register wird zusammengelegt, damit eine Frist passt. |
| Art. 28 DSGVO | Verarbeitung im Auftrag braucht einen schriftlichen Vertrag, bevor die erste Datei verarbeitet wird. | Der Vertrag liegt unterschrieben vor der Abholung vor: mit Weisungsbindung, Löschpflicht nach Auftragsende und einer Liste der Unterauftragnehmer. |
| DIN 66399 | Die Sicherheitsstufe der Vernichtung richtet sich nach der Schutzbedürftigkeit der Daten, nicht nach dem Preis. | Mandantenakten vernichten wir in P-5, Schutzklasse 3, und nur nach Ihrer schriftlichen Freigabe. |
Ergebnis
So sieht eine Mandantenakte danach aus
Ein Scan pro Ordner wäre schneller. Er hilft nur niemandem, der später etwas sucht. Hier steht, was aus Ihrer Akte wird.
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