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Rechnungen digitalisieren lassen

Rechnungen und Buchungsbelege müssen seit 2025 acht Jahre aufbewahrt werden, davor waren es zehn. Das sind bei den meisten Unternehmen die Regalmeter, die nie jemand anfasst und die trotzdem Platz kosten. Digitalisiert liegen sie prüfungsfest vor und sind bei einer Betriebsprüfung in Minuten bereitgestellt.

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Drei Scanwege: gelochte Einzelblätter, abweichende Vorlagen wie geklammerte Konvolute, und Großformate ab DIN A2. Alle drei ergeben PDF/A mit Texterkennung.Gelochtes Einzelblattläuft durch, in einem ZugAlles, was abweichtKlammern, Heftungen, RisseGroßformat ab DIN A2einzeln geführt und geglättetDas ErgebnisPDF/Adurchsuchbar, mit Texterkennung

Wiedererkennen

Drei Szenen aus dieser Aktenart

Drei Momente, die es in jedem Bestand einmal gibt. Die Antwort darauf steht im nächsten Abschnitt.

  • Eine Betriebsprüfung fordert 40 Einzelbelege an. Sie stehen vor zwölf Ordnern und wissen, dass die Belege darin sind.
  • Ein Beleg wird gebraucht, dessen Papier verblichen ist. Die Thermorolle aus dem Kassenbereich hat sich in zwölf Jahren entfärbt.
  • Dieselbe Rechnung wurde zweimal gebucht. Auffindbar war am Ende keine der beiden Fassungen.

Besonderheit

Was die Finanzverwaltung erwartet

Nach den GoBD müssen digitalisierte Belege bildlich mit dem Original übereinstimmen, unveränderbar gespeichert und maschinell auswertbar sein. Das heißt in der Praxis: farbiger Scan, damit Stempel und Unterschriften erkennbar bleiben, Format PDF/A und eine Verfahrensdokumentation, die den Ablauf beschreibt.

Wie wir vorgehen

FarbscanStempel, Unterschriften und Korrekturen bleiben als solche erkennbar.
PDF/A-2uDas ISO-Format für Langzeitarchive, unveränderbar und durchsuchbar.
VerfahrensdokumentationDer Nachweis, wie digitalisiert wurde: Voraussetzung für die Vernichtung der Originale.
Übergabe an DATEV & Co.Struktur und Benennung nach den Vorgaben Ihrer Steuerberatung.

Häufige Fragen

Was zu Rechnungen gefragt wird

Reicht ein Schwarzweiß-Scan?
Nicht zu empfehlen. Die GoBD verlangen bildliche Übereinstimmung mit dem Original; farbige Stempel und Unterschriften gehen im Schwarzweiß-Scan verloren. Wir scannen grundsätzlich farbig.
Müssen wir die Originale behalten?
In der Regel nicht, sofern der Digitalisierungsprozess dokumentiert ist. Einzelne Urkunden mit Originalerfordernis bleiben davon ausgenommen. Wir melden sie Ihnen.
Können Rechnungsnummer und Datum erfasst werden?
Ja, in der feinsten Ablagetiefe. Dann wird jedes Schriftstück eine Datei mit Belegart, Datum und Nummer als Metadaten.

Weitere Dokumentarten

Sechs weitere Aktenarten

Personalakten

Personalakten sind der heikelste Bestand im Unternehmen: Sie enthalten besonders schützenswerte Daten…

Patientenakten

Praxen müssen Patientenakten zehn Jahre aufbewahren, bei bestimmten Behandlungen länger. Wir digitalisieren…

Buchhaltung

Der Buchhaltungsbestand wächst jedes Jahr um dieselbe Menge und wird nie kleiner. Wir digitalisieren…

Zeichnungen

Technische Zeichnungen liegen meist gefaltet, gerollt oder in Planschränken, und sind damit genau die Unterlagen…

Baupläne

Bauakten bestehen aus zwei sehr unterschiedlichen Teilen: Schriftverkehr in DIN A4 und Pläne im Großformat. Beides…

Großformate

Alles, was größer als DIN A3 ist, braucht einen anderen Scanweg. Wir erfassen Formate bis DIN A0: Pläne, Zeichnungen…

Danach

Was danach dasteht

  • Jeder Beleg liegt farbig und maschinell auswertbar vor, so wie die GoBD es verlangen.
  • Gesucht wird nach Rechnungsnummer, Lieferant oder Betrag und nicht nach dem Jahrgang.
  • Und was angefordert wird, ist in Minuten bereitgestellt statt an einem Nachmittag.

Fünf Ordner, drei Werktage, null Euro

Sie sehen das Ergebnis an Ihren eigenen Akten, bevor Sie unterschreiben.

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