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Archiv digitalisieren lassen

Ein Archiv aufzulösen heißt selten, alles zu digitalisieren. Der erste Schritt ist die Sichtung: Was muss noch aufbewahrt werden, was darf weg, was gehört wirklich digital. Erst danach lohnt sich der Scan.

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Drei Scanwege: gelochte Einzelblätter, abweichende Vorlagen wie geklammerte Konvolute, und Großformate ab DIN A2. Alle drei ergeben PDF/A mit Texterkennung.Gelochtes Einzelblattläuft durch, in einem ZugAlles, was abweichtKlammern, Heftungen, RisseGroßformat ab DIN A2einzeln geführt und geglättetDas ErgebnisPDF/Adurchsuchbar, mit Texterkennung

Wiedererkennen

Drei Szenen aus dieser Aktenart

Drei Momente, die es in jedem Bestand einmal gibt. Die Antwort darauf steht im nächsten Abschnitt.

  • Ein Archiv wird geräumt, und niemand kann sagen, welche Ordner überhaupt noch aufbewahrungspflichtig sind.
  • Der Mietvertrag läuft aus. Die Räume müssen leer sein, gleichgültig, wie viele Jahre Papier darin liegen.
  • Ein Vorgang wird gesucht, und bekannt ist nur, dass er irgendwann zwischen 2008 und 2014 entstanden ist.

Besonderheit

Sichten kommt vor Scannen

Aus unserer Erfahrung hätte etwa ein Drittel der Ordner, die wir sehen, gar nicht mehr aufbewahrt werden müssen. Wer den ganzen Bestand digitalisiert, bezahlt für Unterlagen, die er direkt vernichten könnte. Deshalb steht am Anfang die Sichtung nach Fristen.

Wie wir vorgehen

BestandsaufnahmeDrei Fotos vom Regal genügen für die erste Mengenschätzung.
Sichtung nach FristenWas die Frist überschritten hat, wird gemeldet statt digitalisiert.
Digitalisierung in EtappenDer Betrieb läuft weiter, es wird in Teilmengen gearbeitet.
Abschluss nach WahlRückgabe, Einlagerung oder Vernichtung nach DIN 66399.

Häufige Fragen

Was zu Archiv gefragt wird

Wie lange dauert eine Archivauflösung?
Das hängt an der Menge. Für die Größenordnung: Nach zehn Werktagen können Sie im ersten Teil bereits suchen. Den verbindlichen Termin nennen wir mit dem Angebot.
Können Sie an mehreren Standorten gleichzeitig abholen?
Ja. Bis zu vier Standorte haben wir bisher parallel abgewickelt.

Weitere Dokumentarten

Sechs weitere Aktenarten

Personalakten

Personalakten sind der heikelste Bestand im Unternehmen: Sie enthalten besonders schützenswerte Daten…

Patientenakten

Praxen müssen Patientenakten zehn Jahre aufbewahren, bei bestimmten Behandlungen länger. Wir digitalisieren…

Rechnungen

Rechnungen und Buchungsbelege müssen seit 2025 acht Jahre aufbewahrt werden, davor waren es zehn…

Buchhaltung

Der Buchhaltungsbestand wächst jedes Jahr um dieselbe Menge und wird nie kleiner. Wir digitalisieren…

Zeichnungen

Technische Zeichnungen liegen meist gefaltet, gerollt oder in Planschränken, und sind damit genau die Unterlagen…

Baupläne

Bauakten bestehen aus zwei sehr unterschiedlichen Teilen: Schriftverkehr in DIN A4 und Pläne im Großformat. Beides…

Danach

Was danach dasteht

  • Im Regal steht nur noch, was die Frist trägt. Der Rest ist vernichtet, mit Zertifikat.
  • Was bleiben muss, ist durchsuchbar und braucht kein Regal mehr, das jemand aufschließt.
  • Und der Vorgang von 2011 ist in einer Minute da, auch wenn niemand mehr das Jahr wusste.

Fünf Ordner, drei Werktage, null Euro

Sie sehen das Ergebnis an Ihren eigenen Akten, bevor Sie unterschreiben.

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