Aktendigitalisierung für Hausverwaltungen
Hausverwaltungen übernehmen und übergeben Bestände regelmäßig. Jedes Mal muss nachweisbar sein, was übergeben wurde, und jedes Mal kommt die Akte in einer anderen Ordnung.
Wiedererkennen
Wann es in Ihrer Branche darauf ankommt
Drei Momente, die es in jedem Bestand einmal gibt. Auf jeden antwortet einer der Punkte darunter.
- Ein Bestand wird übernommen. Der Vorgänger hat nach einer Ordnung sortiert, die niemand mehr erklären kann.
- Ein Eigentümer verlangt die Abrechnung von 2018. Die Unterlagen gehören der Gemeinschaft, nicht der Verwaltung.
- Die Beschlusssammlung muss dauerhaft fortgeführt werden. Bisher liegt sie in einem Ordner, den nur eine Person kennt.
Worauf es ankommt
Was in Ihrer Branche anders läuft
Rechtsgrundlagen
Was das Recht verlangt, und was wir dafür tun
Diese Vorschriften bestimmen, wie mit den Unterlagen Ihrer Branche umgegangen werden darf. Zu jeder steht hier, was sie verlangt und was das für Ihren Auftrag bedeutet.
| Norm | Was sie verlangt | Was wir dafür tun |
|---|---|---|
| § 24 Abs. 7 und 8 WEG | Die Beschluss-Sammlung führt der Verwalter fortlaufend und unbefristet. Für die übrigen Verwaltungsunterlagen nennt das WEG selbst keine Aufbewahrungsfrist. | Beschlüsse und Protokolle werden als eigenes Register geführt, nicht als Anhang der Objektakte, damit sie bleiben, wenn Objektakten ausscheiden. |
| § 18 Abs. 4 WEG | Jeder Wohnungseigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen. Die Einsicht findet am Sitz des Verwalters statt, Kopien gehen auf eigene Kosten. | Ein Lesezugriff auf die Objektakte genügt. Es müssen keine Originale durch die Gegend fahren, und nichts geht unterwegs verloren. |
| § 147 AO und § 257 HGB | Für die Buchhaltung der Verwaltung gelten die handels- und steuerrechtlichen Fristen, auf die WEG-Verwaltung angewandt: acht Jahre für Buchungsbelege, zehn für Abschlüsse und Jahresabrechnungen. | Buchhaltung und Objektakten werden getrennt digitalisiert, jede mit ihrer eigenen Frist. |
| § 556 BGB | Über die Abrechnung der Betriebskosten muss der Mieter zwölf Monate nach Zugang Einwendungen erheben können, und er hat ein Recht auf Belegeinsicht. | Mieterakten werden so erfasst, dass die Belege zur Abrechnung in dieser Frist auffindbar sind und nicht erst am Ende der steuerlichen Aufbewahrung. |
| Art. 28 DSGVO | Verarbeitung im Auftrag braucht einen schriftlichen Vertrag, bevor die erste Datei verarbeitet wird. | Der Vertrag liegt unterschrieben vor der Abholung vor, mit Weisungsbindung und Löschpflicht nach Auftragsende. |
Ergebnis
So sieht eine Objektakte danach aus
Ein Scan pro Ordner wäre schneller. Er hilft nur niemandem, der später etwas sucht. Hier steht, was aus Ihrer Akte wird.
96 Objekte aus drei Vorverwaltungen mit drei verschiedenen Ordnungen. Nach der Digitalisierung liegt jedes Objekt in derselben Struktur, mit Übergabeprotokoll je Ordner.
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