Ein Drittel der Ordner hätte gar nicht mehr aufbewahrt werden müssen
Das ist unsere Erfahrung aus den Beständen, die wir sichten. Wer die Fristen kennt, digitalisiert weniger und zahlt weniger. Hier steht, was gilt.
Themen
Womit die meisten anfangen
Aufbewahrungsfristen
Zu jedem Dokumenttyp die Frist samt Rechtsgrundlage und Stand-Datum, von Buchungsbelegen bis zu Bewerbungsunterlagen.
Wie ein Projekt abläuft
Von der Aufnahme über Angebot und Abholung bis zur Übergabe. Sieben Schritte, jeder protokolliert.
Woraus sich der Preis ergibt
Menge, Inhalt, Ablagetiefe. Und was es kostet, den Bestand einfach liegen zu lassen.
Ratgeber
Was vor einem Projekt geklärt sein sollte
Scandienstleister auswählen
Die meisten Anbieter werben mit denselben Worten. Unterscheiden lassen sie sich an acht Punkten, und an der Frage, ob sie vor der Unterschrift etwas vorweisen.
Was es kostet
Der Preis hängt an drei Dingen: wie viele Ordner, was darin steckt und wie tief abgelegt wird. Alles andere sind Nebenkosten.
Ablagetiefe wählen
Das ist die einzige Frage, die Sie wirklich beantworten müssen. Alles andere ist in jedem Paket gleich.
OCR-Texterkennung
Texterkennung macht aus einem Bild durchsuchbaren Text. Ob sie brauchbar ist, entscheidet sich beim Scannen, nicht bei der Software.
PDF/A
PDF/A ist ein ISO-genormtes PDF, das ohne externe Abhängigkeiten auskommt und deshalb in zwanzig Jahren noch genauso aussieht.
Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie aus Papier eine Datei wurde. Ohne sie fehlt der Nachweis, und die Originale müssen bleiben.
Originale vernichten
Die meisten Unterlagen dürfen nach dem Scannen vernichtet werden. Einige nicht, und die sollte man kennen, bevor der Schredder läuft.
Archivauflösung
Der häufigste Fehler ist, alles zu digitalisieren. Rund ein Drittel der Ordner, die wir sehen, hätte gar nicht mehr aufbewahrt werden müssen.
Häufige Fragen
Was Kunden vorher wissen wollen
Wie lange muss ich welche Unterlagen aufbewahren?
Werden meine Dokumente nach dem Scannen durchsuchbar?
Was passiert mit den Original-Papierakten nach der Digitalisierung?
Wie werden Akten DSGVO-konform vernichtet?
Was ist der Unterschied zwischen Sicherheitsstufe P-4 und P-5?
Wiedererkennen
Wann das Wissen zur Frage wird
Nicht beim Nachlesen. Sondern in drei Momenten, in denen plötzlich jemand eine Antwort erwartet.
- Der Prüfer fragt nach einer Frist, und die Antwort steht in einem Gesetz, nicht im Regal.
- Ein Ordner steht seit zehn Jahren da, und niemand weiß, ob die Frist abgelaufen ist oder nicht.
- Es soll digitalisiert werden, und vorher hat niemand gefragt, was davon überhaupt noch aufbewahrungspflichtig ist.
Zusagen
Was gilt, wenn Sie nach den Fristen handeln
Eine Empfehlung ist nur so viel wert wie die Sicherheit, mit der sie ausgesprochen wird.
Bei der Übergabe ziehen wir gemeinsam zehn Dokumente. Wird eines nicht in unter einer Minute gefunden, arbeiten wir es kostenlos nach. Werden zwei nicht gefunden, den ganzen Bestand.
Jeder Ordner wird bei Eingang und Rückgabe gezählt und protokolliert. Fehlt einer, tragen wir die Wiederbeschaffung.
Vor der Unterschrift digitalisieren wir fünf Ordner vollständig. Überzeugt es nicht, kommen die Originale zurück und Sie zahlen nichts.
Danach
Was nach dem Lesen dasteht
- Sie wissen, welche Frist für Ihre Unterlagen gilt, mit der Norm und dem Stand-Datum daneben.
- Sie wissen, welcher Teil des Bestands gar nicht mehr aufbewahrungspflichtig ist und deshalb nicht digitalisiert werden muss.
- Und Sie haben einen Ansprechpartner, der die Empfehlung mitträgt, wenn ein Prüfer nachfragt.
Ihre Frage war nicht dabei?
Rufen Sie an: Mo–Fr, 9–18 Uhr.