Dokumente digitalisieren lassen
Personalakten brauchen Registertrennung, Zeichnungen einen anderen Scanweg, Rechnungen eine Verfahrensdokumentation. Hier steht, worauf es bei welcher Unterlage ankommt.
Wiedererkennen
Wann ein gemischter Bestand zur Frage wird
Drei Momente, in denen nicht die Menge das Problem ist, sondern die Mischung.
- Der Bestand ist gemischt. Personalakten, Buchhaltung, Zeichnungen und ein Schrank mit Großformaten, alles im selben Angebot.
- Das Angebot nennt einen Preis je Ordner. Für die Planschränke daneben gilt er nicht, und das steht nirgends.
- Die Fristen laufen auseinander. Wer alles gleich behandelt, behält zu viel oder löscht zu früh.
Dokumentarten
Wählen Sie Ihre Aktenart
Von der Personalakte bis zum Mikrofilm. Jede Art hat ihren eigenen Scanweg, ihre eigene Frist und ihre eigene Fehlerquelle. Die häufigsten stehen hier mit ihren Besonderheiten.
Personalakten
In einer Personalakte liegen Arbeitsvertrag, Zeugnisse, Abmahnungen, Krankmeldungen und Bewerbungsunterlagen nebeneinander, und jede dieser Belegarten hat eine eigene…
Patientenakten
Die Akte muss vollständig, unverändert und nachvollziehbar bleiben. Nachträgliche Änderungen müssen als solche erkennbar sein. Deshalb wird im Format PDF/A-2u übergeben…
Rechnungen
Nach den GoBD müssen digitalisierte Belege bildlich mit dem Original übereinstimmen, unveränderbar gespeichert und maschinell auswertbar sein. Das heißt in der Praxis…
Buchhaltung
Buchhaltung lässt sich gut in Etappen digitalisieren, weil sie ohnehin nach Jahren geordnet ist. Wir beginnen mit den ältesten Jahrgängen: dort…
Zeichnungen
Ein Dokumentenscanner zieht DIN A4 ein. Eine gefaltete A0-Zeichnung muss geglättet, einzeln geführt und in einem Durchgang erfasst werden, ohne dass sie reißt. Bei altem…
Baupläne
Eine vollständige Bauakte enthält Genehmigungen, Statik, Schriftverkehr, Abnahmeprotokolle und die Pläne selbst. Wer nur die Pläne digitalisiert, hat die Hälfte…
Großformate
Ab DIN A2 aufwärts wird es Großformat. Solche Blätter lassen sich nicht stapeln und einziehen, sondern werden einzeln geführt. Häufig sind sie zusätzlich gefaltet…
Archiv
Aus unserer Erfahrung hätte etwa ein Drittel der Ordner, die wir sehen, gar nicht mehr aufbewahrt werden müssen. Wer den ganzen Bestand digitalisiert, bezahlt…
Mandantenakten
Für Berufsgeheimnisträger gelten zusätzlich § 203 StGB und das jeweilige Berufsrecht. Ein Dienstleister muss ausdrücklich zur Verschwiegenheit verpflichtet…
Objektakten
In einer Hausverwaltung ist nicht der Ordner die sinnvolle Einheit, sondern das Objekt und darin die Wohnung. Wir bilden diese Ebene ab: eine Struktur je Objekt…
Lieferscheine
Lieferscheine, die als Handelsbrief gelten, mussten früher sechs Jahre aufbewahrt werden. Seit einer Änderung im Jahr 2017 entfällt die Aufbewahrungspflicht…
Mikrofilm
Mikrofilm altert. Essigsyndrom, Verfärbungen und Schrumpfung machen Aufnahmen unlesbar, und zwar unumkehrbar. Bevor wir ein Angebot machen, sehen wir uns eine Stichprobe…
Zusagen
Was bei einem gemischten Bestand gilt
Drei Zusagen, die gerade dann greifen, wenn im selben Auftrag mehrere Aktenarten liegen. Jede steht im Vertrag.
Jeder Ordner wird bei Eingang und Rückgabe gezählt und protokolliert. Fehlt einer, tragen wir die Wiederbeschaffung.
Bei der Übergabe ziehen wir gemeinsam zehn Dokumente. Wird eines nicht in unter einer Minute gefunden, arbeiten wir es kostenlos nach. Werden zwei nicht gefunden, den ganzen Bestand.
Vor der Unterschrift digitalisieren wir fünf Ordner vollständig. Überzeugt es nicht, kommen die Originale zurück und Sie zahlen nichts.
Danach
Was danach dasteht
- Jede Aktenart ist nach ihrem eigenen Scanweg verarbeitet, nicht nach einem Muster.
- Für jede Art steht in der Übergabe, welche Frist sie trägt.
- Was ein Sonderformat war, steht im Protokoll, nicht im Kleingedruckten.
Ihre Aktenart ist nicht dabei?
Rufen Sie an: Mo–Fr, 9–18 Uhr.