Was den Preis wirklich bestimmt
Der Preis hängt an drei Dingen: wie viele Ordner, was darin steckt und wie tief abgelegt wird. Alles andere sind Nebenkosten.
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Wann dieses Thema zur Frage wird
Drei Momente, in denen es darauf ankommt.
- Der erste Preis klingt günstig. Er gilt für einen Ordner, wie er im Musterbeispiel steht, nicht für Ihren.
- Der Bestand ist größer als gedacht. Die Zahl im Angebot war geschätzt, und gezählt hat sie niemand.
- Nach der Abholung kommt eine Nachforderung. Für Sonderformate, für Nachzügler, für etwas, das im Angebot nicht stand.
Die Menge ist der einfachste Teil
Ein Regalmeter entspricht ungefähr zwölf Ordnern. Drei Fotos vom Regal genügen für eine belastbare Schätzung. Der verbindliche Preis steht mit der Abholung fest, sobald gezählt wurde. Danach kann er nicht mehr steigen.
Der Zustand ist der Teil, der überrascht
Lose Blätter, Büroklammern, Heftungen, Klebezettel, eingerissene Seiten, Sonderformate: Jede Abweichung vom sauberen gelochten Blatt ist Handarbeit. Ein Ordner mit Trennblättern und geklammerten Konvoluten kostet ein Mehrfaches eines Ordners mit gelochten Einzelblättern.
Die Ablagetiefe ist der Teil, der den Unterschied macht
Ein PDF pro Ordner heißt: 300 Ordner werden 300 Dateien. Ein PDF pro Dokument heißt: aus einem Ordner werden 80 bis 400 Dateien, jede mit Metadaten. Zwischen beiden liegt ein Vielfaches im Preis. Die Entscheidung sollte am Nutzen hängen, nicht am Budget.
Was nichts kostet
Der Bestandscheck, die Probe über fünf Ordner und ab 150 Ordnern die Abholung deutschlandweit inklusive Behälter, Verplombung und Protokoll.
Und was es kostet, nichts zu tun
Zehn bis zwölf Quadratmeter Archivfläche kosten je nach Lage 1.600 bis 3.200 Euro im Jahr. Dazu kommt die Suchzeit: Wenn drei Personen täglich eine Viertelstunde suchen, sind das über das Jahr rund 20.000 Euro an Personalkosten. Beides fällt jedes Jahr wieder an, die Digitalisierung einmal.
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Gehört oft dazu
Scandienstleister auswählen
Die meisten Anbieter werben mit denselben Worten. Unterscheiden lassen sie sich an acht Punkten, und an der Frage, ob sie vor der Unterschrift etwas vorweisen.
Ablagetiefe wählen
Das ist die einzige Frage, die Sie wirklich beantworten müssen. Alles andere ist in jedem Paket gleich.
OCR-Texterkennung
Texterkennung macht aus einem Bild durchsuchbaren Text. Ob sie brauchbar ist, entscheidet sich beim Scannen, nicht bei der Software.
Fünf Ordner, drei Werktage, null Euro
Sie sehen das Ergebnis, bevor Sie sich entscheiden.