Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen
Lohnkonten sind sechs Jahre aufzubewahren. Sobald ein Beleg zugleich Buchungsbeleg ist, gelten acht Jahre.
Wiedererkennen
Wann diese Frist zur Frage wird
Drei Momente, in denen jemand nachsieht, wie lange das bleiben muss. Die Antwort steht in der Tabelle darunter.
- Ein Lohnkonto soll weg, der Beleg daraus nicht. Beide liegen im selben Ordner, und einzeln herausnehmen lässt sich nichts.
- Die Sozialversicherung fragt nach einer Abrechnung. Sie rechnet mit einer anderen Frist als das Steuerrecht, und beide gelten.
- Der Jahrgang ist sechs Jahre alt. Er könnte weg, wenn nicht ein Teil der Belege zugleich Buchungsbelege wären.
Übersicht
Fristen nach Unterlage
| Unterlage | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Lohnkonten | 6 Jahre | § 41 Abs. 1 S. 9 EStG |
| Gehaltsabrechnungen mit Buchungsbezug | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| Beitragsnachweise Sozialversicherung | bis zur nächsten Prüfung | § 28f SGB IV |
| Arbeitszeitnachweise | 2 Jahre | § 16 Abs. 2 ArbZG |
| Aufzeichnungen nach MiLoG | 2 Jahre | § 17 Abs. 1 MiLoG |
Stand: September 2026. Die Angaben ersetzen keine Rechtsberatung.
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Sie gilt für alle Belege, deren Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war, auch für ältere Jahrgänge. Für Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare und das Kassenbuch bleibt es bei zehn Jahren, für Handels- und Geschäftsbriefe bei sechs. Soweit eine Unterlage zwei Fristen unterliegt, gilt die längere.
Die doppelte Frist ist der Normalfall
Dieselbe Unterlage kann zwei Fristen unterliegen: sechs Jahre aus dem Lohnsteuerrecht und acht Jahre aus der Abgabenordnung, sobald sie Buchungsbeleg ist. Praktisch gilt immer die längere. Wer sortieren will, muss belegweise prüfen. Das ist der Grund dafür, dass viele Unternehmen pauschal acht Jahre und mehr aufbewahren.
Sozialversicherung hat eine eigene Logik
Unterlagen für die Sozialversicherung sind bis zur nächsten Betriebsprüfung aufzubewahren, mindestens aber bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres. Das ist kein festes Datum, sondern hängt am Prüfungsrhythmus.
Häufige Fragen
Was zu Lohnunterlagen gefragt wird
Reicht die digitale Lohnabrechnung?
Verwandte Fristen
Was meistens mit aufbewahrt wird
Personalakten
Es gibt keine einheitliche Frist für „die Personalakte". Je nach Belegart gelten zwischen zwei und dreißig Jahren. Deshalb muss die Akte nach Belegarten getrennt betrachtet werden.
Arbeitsverträge
Arbeitsverträge werden in der Praxis mindestens drei Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt, häufig deutlich länger.
Danach
Was nach der Prüfung dasteht
- Jedes Lohnkonto ist einzeln bewertet: sechs Jahre, oder acht, wenn es Buchungsbeleg ist.
- Was abgelaufen ist, ist vernichtet, was länger läuft, bleibt kenntlich.
- Und für die Sozialversicherung liegt dieselbe Unterlage bereit, ohne dass jemand einen Ordner aufschlägt.
Was weg darf, muss nicht digitalisiert werden
Wir sichten Ihren Bestand nach Fristen, bevor gescannt wird.