Aktendigitalisierung nach Branche
Eine Personalakte ist etwas anderes als eine Mandantenakte, und eine Objektakte wieder etwas anderes. Hier steht, worauf es in Ihrem Fachgebiet ankommt.
Fachgebiete
Sechs Fachgebiete, sechs Rechtsgrundlagen
Wählen Sie Ihr Gebiet. Auf jeder Seite steht, welche Fristen dort gelten, wer die Unterlagen anfassen darf und was bei der Übergabe mitgegeben werden muss.
Kanzleien
Für Kanzleien stehen zwei Pflichtenkreise nebeneinander: § 203 StGB und die DSGVO. Ein Dienstleister muss ausdrücklich zur Verschwiegenheit verpflichtet sein…
Steuerberatung
In der Steuerberatung ist der Belegbestand der Mandanten das eigentliche Archivproblem. Er wächst jährlich, unterliegt Fristen von sechs bis zehn Jahren und wird selten…
Arztpraxen
Praxen müssen Patientenakten zehn Jahre aufbewahren, bei Strahlenbehandlung bis zu dreißig. Das bindet Regalmeter, die in einer Praxis besonders teuer sind.
Behörden
In der Verwaltung ist der Aktenplan die Ordnung, an der sich alles ausrichtet. Wir bilden ihn ab, statt eine eigene Struktur zu erfinden, und dokumentieren jeden Schritt…
Personalabteilungen
In einer Personalakte hat jede Belegart eine eigene Frist. Wer die Akte als einen Scan ablegt, kann später nicht einzeln löschen und verstößt gegen Art. 17 DSGVO.
Hausverwaltung
Hausverwaltungen übernehmen und übergeben Bestände regelmäßig. Jedes Mal muss nachweisbar sein, was übergeben wurde, und jedes Mal kommt die Akte…
Wiedererkennen
Wo das Fachgebiet den Unterschied macht
Abholen, scannen, zurückgeben ist überall dasselbe. Was sich unterscheidet, ist die Frage, die danach kommt.
- Eine Personalakte wird verlangt, und die Person ist 2016 ausgeschieden. Wer darf hineinsehen, und wie lange bleibt sie überhaupt liegen?
- Eine Patientenakte wird angefordert. Die Herausgabe selbst muss nachvollziehbar sein, nicht nur die Behandlung.
- Ein Eigentümer will die Abrechnung von 2018 sehen. Die Unterlagen gehören der Gemeinschaft, nicht der Verwaltung, und müssen entsprechend auffindbar bleiben.
Was sich ändert
Vier Dinge, die vom Fachgebiet abhängen
Diese vier Punkte stehen auf jeder Fachseite für Ihr Gebiet ausgeführt. Alles andere ist bei uns gleich.
Zusagen
Was in jedem Gebiet gleich gilt
Jeder Ordner wird bei Eingang und Rückgabe gezählt und protokolliert. Fehlt einer, tragen wir die Wiederbeschaffung.
Wir übergeben bis zum vereinbarten Termin. Für jede angefangene Woche Verzug erstatten wir 5 % des Auftragswerts, maximal 20 %.
Vor der Unterschrift digitalisieren wir fünf Ordner vollständig. Überzeugt es nicht, kommen die Originale zurück und Sie zahlen nichts.
Danach
Was in Ihrem Gebiet danach dasteht
- Die Unterlagen Ihres Fachgebiets liegen in der Ordnung, die Ihr Prüfer erwartet, nicht in der, die gewachsen ist.
- Was nur Ihr Gebiet betrifft und befristet war, ist gelöscht, mit Nachweis, statt weiter Platz zu kosten.
- Und die nächste Prüfung findet dieselbe Struktur vor, weil sie schriftlich festgehalten ist.
Fünf Ordner, drei Werktage, null Euro
Sie sehen das Ergebnis an Ihren eigenen Akten.