Scandienstleister auswählen: acht Punkte

Die meisten Anbieter werben mit denselben Worten. Unterscheiden lassen sie sich an acht Punkten, und an der Frage, ob sie vor der Unterschrift etwas vorweisen.

Wiedererkennen

Wann dieses Thema zur Frage wird

Drei Momente, in denen es darauf ankommt.

Drei Angebote liegen auf dem Tisch. Jedes nennt einen Preis je Ordner, und keines sagt, was am Ende eine Datei ist.
Das Angebot ist unterschrieben. Erst jetzt zeigt sich, dass Sonderformate extra kosten.
Der Anbieter nennt Referenzen. Aber niemand hat je gesehen, wie die eigenen Akten zurückkommen.

1. Lässt sich das Ergebnis vorher ansehen?

Der wichtigste Punkt. Ein Anbieter, der Ihnen vor der Unterschrift ein paar Ordner kostenlos digitalisiert, hat wenig zu verbergen. Wer erst nach Vertragsschluss liefert, verkauft ein Versprechen. Fragen Sie konkret: Wie viele Ordner, in welcher Zeit, und was passiert, wenn es nicht überzeugt.

2. Was ist am Ende eine Datei?

Das ist die Frage, die den Preis bestimmt und die selten gestellt wird. Ein PDF pro Ordner ist billig und für aufbewahrungspflichtige Bestände oft genau richtig. Ein PDF pro Register ist die Regel für Akten, mit denen weitergearbeitet wird. Ein PDF pro Dokument braucht, wer einzeln zuordnen oder nach Fristen löschen will. Wer Ihnen das nicht erklärt, rechnet später nach.

3. Steht ein Preis im Angebot oder eine Spanne?

Seriöse Angebote nennen einen Preis je Ordner oder je Seite und sagen dazu, wann er feststeht. Bei uns ist das mit der Abholung der Fall, sobald gezählt wurde. Danach kann er nicht mehr steigen. Fragen Sie nach, was passiert, wenn die Menge abweicht oder Sonderformate auftauchen.

4. Liegt der Auftragsverarbeitungsvertrag vor dem Auftrag vor?

Sobald personenbezogene Daten im Spiel sind (und das sind sie fast immer), brauchen Sie einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Er sollte beim Erstgespräch auf dem Tisch liegen, nicht nachgereicht werden. Bei Berufsgeheimnisträgern kommt die namentliche Verpflichtung auf die Verschwiegenheit hinzu.

5. Wo wird verarbeitet und wer fasst die Akten an?

Fragen Sie nach der Adresse und danach, ob Sie sie besichtigen können. Wird weitervergeben? Verlassen die Unterlagen Deutschland? Wie viele Personen haben Zugriff, und sind sie namentlich benennbar? Ein Anbieter, der das nicht beantworten mag, ist der falsche.

6. Gibt es eine Verfahrensdokumentation?

Sie ist die Voraussetzung dafür, dass Sie die Originale überhaupt vernichten dürfen. Ohne sie ist die Digitalisierung steuerlich wertlos, weil der Nachweis fehlt, wie das Abbild entstanden ist. Fragen Sie, ob sie im Preis enthalten ist. Häufig ist sie es nicht.

7. Was passiert mit den Originalen?

Es muss drei Wege geben: Rückgabe, Einlagerung oder Vernichtung nach DIN 66399 mit Zertifikat. Und es darf keine Frist geben, die gegen Sie läuft: Vernichtet werden darf erst nach Ihrer schriftlichen Freigabe.

8. Was ist zugesagt, wenn etwas schiefgeht?

Was passiert bei Terminverzug? Was, wenn ein Ordner fehlt? Was, wenn die Suche am Ende nicht funktioniert? Gute Anbieter haben darauf eine schriftliche Antwort im Vertrag, keine mündliche im Gespräch.

Häufige Fragen

Was zu diesem Thema noch gefragt wird

Woran erkenne ich einen zu günstigen Preis?

Meist an der Ablagetiefe. Ein sehr niedriger Preis je Ordner bedeutet fast immer ein PDF pro Ordner ohne Trennung und ohne Metadaten. Das kann richtig sein, aber Sie sollten wissen, dass Sie das bekommen.

Sollte man mehrere Anbieter vergleichen?

Ja, aber nur mit derselben Ablagetiefe. Angebote mit unterschiedlicher Tiefe sind nicht vergleichbar, auch wenn beide einen Preis je Ordner nennen.

Fünf Ordner, drei Werktage, null Euro

Sie sehen das Ergebnis, bevor Sie sich entscheiden.

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