d.velop documents
Legt über Dokumentarten mit eigenen Eigenschaften ab. Die Eigenschaften müssen beim Import mitkommen, sonst landet alles in einer flachen Ablage.
Akten für Ihr DMS digitalisieren: importfertig übergeben
Das DMS ist beschafft, die Einführung läuft, und im Keller stehen noch die Altbestände. Ein DMS ohne Altakten ist ein halbes System: Gesucht wird weiter im Regal.
Angebot
Sagen Sie uns, wie viele Akten es sind
Alle DMS verlangen dasselbe in anderer Schreibweise, nämlich Dateien plus Metadaten, nach denen später gesucht wird. Die Metadaten sind der eigentliche Wert, nicht der Scan.
Was DMS braucht
Woran ein Import scheitert
Metadaten, nach denen gesucht wirdDokumentart, Jahr, Vorgang, Kunde, Projekt. Welche Felder das sind, steht in Ihrem DMS, und danach richten wir uns.
Eine Entscheidung zur AblagetiefeEin PDF je Ordner, je Register oder je Dokument. Diese eine Entscheidung bestimmt Preis und Nutzen stärker als alles andere.
Durchsuchbarer TextTexterkennung über alle Seiten, damit die Volltextsuche des DMS auch greift. Ohne sie ist jedes Dokument nur ein Bild.
Was Sie bekommen
So übergeben wir
- PDF/A mit Texterkennung, Ablagetiefe nach Ihrer Entscheidung
- Indexdatei als CSV oder XML mit den Feldern Ihres DMS
- Ordnerstruktur nach Ihrem Ablageplan statt nach unserer Logik
- Übergabe über Ihren Cloudspeicher, per Netzwerkfreigabe oder Datenträger
Die Probe
Fünf Akten, dann erst der Rest
Wir digitalisieren fünf Akten nach Ihrer Importvorgabe. Sie importieren sie in DMS und sehen das Ergebnis im System, nicht in einer Beschreibung. Erst wenn das sitzt, fassen wir den Rest an. Die fünf Akten kosten nichts, auch wenn Sie danach nicht beauftragen.
Die einzelnen Programme
Was Ihr Programm beim Import braucht
Was ein Programm im Einzelnen verlangt, steht in seiner Dokumentation und ändert sich mit jeder Version. Wonach es ablegt, bleibt gleich, und genau darum geht es hier.
ELO
Arbeitet mit Ablagemasken und Verschlagwortungsformularen. Wir liefern die Indexdatei passend zu Ihrer Maske.
DocuWare
Erwartet Indexfelder je Dokument. Für den Massenimport bedeutet das eine Indexdatei, nicht eine Person, die Felder tippt.
enaio
Kennt Objekttypen mit eigenen Feldern. Die Zuordnung zu Objekttypen legen wir vor dem Scan mit Ihnen fest.
SharePoint und Microsoft 365
Findet nur, was Spalten hat. Eine Bibliothek voller PDFs ohne Metadaten ist ein Dateiserver mit längerer Adresse. Dazu kommen Grenzen bei Pfadlänge und Sonderzeichen, nach denen wir von vornherein benennen.
Doxis
Arbeitet mit Aktenplänen. Der Plan steht bei Ihnen, wir liefern die Struktur danach.