Domus
Legt je Objekt und Einheit ab. Die Nummern kommen aus Ihrem Bestand, nicht aus dem Aktendeckel.
Objektakten für Ihre Hausverwaltungssoftware digitalisieren
Ein Verwaltungswechsel, eine Übernahme oder die Umstellung auf die digitale Objektakte. In allen Fällen müssen Jahrzehnte Papier je Objekt zugeordnet werden.
Angebot
Sagen Sie uns, wie viele Akten es sind
Die Bezugsgröße ist das Objekt, oft zusätzlich die einzelne Einheit. Ein Dokument ohne Objektnummer ist in einer Verwaltungssoftware wertlos.
Was Hausverwaltung braucht
Woran ein Import scheitert
Objekt- und EinheitennummerBeide aus Ihrer Software. Eine Adresse allein reicht nicht, sobald mehrere Einheiten im selben Haus liegen.
Die Beschlusssammlung bleibt dauerhaftNach § 24 Abs. 7 WEG ist die Beschlusssammlung fortlaufend zu führen. Sie endet nicht und wird nicht vernichtet, sie gehört aber zuerst digitalisiert.
Laufende Mietverhältnisse sperren die AkteDie Frist für Mietunterlagen beginnt erst mit dem Ende des Mietverhältnisses. Solange es läuft, darf nichts davon weg.
Was Sie bekommen
So übergeben wir
- PDF/A je Objekt, Einheit und Dokumentart mit Texterkennung
- Indexdatei mit Objektnummer, Einheit, Dokumentart und Jahr
- Beschlusssammlung als eigener, vollständiger Satz
- Übergabe über Ihren Cloudspeicher oder verschlüsselten Datenträger
Die Probe
Fünf Akten, dann erst der Rest
Wir digitalisieren fünf Akten nach Ihrer Importvorgabe. Sie importieren sie in Hausverwaltung und sehen das Ergebnis im System, nicht in einer Beschreibung. Erst wenn das sitzt, fassen wir den Rest an. Die fünf Akten kosten nichts, auch wenn Sie danach nicht beauftragen.
Die einzelnen Programme
Was Ihr Programm beim Import braucht
Was ein Programm im Einzelnen verlangt, steht in seiner Dokumentation und ändert sich mit jeder Version. Wonach es ablegt, bleibt gleich, und genau darum geht es hier.
Haufe PowerHaus
Kennt eine digitale Objektakte mit Dokumentarten. Der Import braucht die Objektnummer je Datei.
immoware24
Cloudbasiert, mit Ablage je Objekt und Einheit. Massenimport über Indexdatei.
casavi
Setzt auf Dokumentenablage je Objekt mit Freigabe an Eigentümer. Umso wichtiger ist, dass nichts Falsches im falschen Objekt landet.
iX-Haus
In größeren Beständen verbreitet, mit eigenem Dokumentenmodul und eigenen Nummernkreisen.
Dazu passt
Objektakten digitalisieren
Was dabei zu beachten ist, unabhängig vom Zielsystem.
Hausverwaltung
Wie ein Projekt in dieser Branche abläuft, von der Abholung bis zur Übergabe.
Dokumentenmanagement, DMS
Ablage nach: Metadaten, nach denen gesucht wird
Rechtsanwälte
Ablage nach: Aktenzeichen
Was gar nicht erst mit muss
Welche Jahrgänge vor dem Scan vernichtet werden dürfen.