nscale eGov
Bildet den Aktenplan ab und erwartet Aktenzeichen und Metadaten je Dokument.
Akten für die E-Akte digitalisieren
Die E-Akte wird eingeführt, und die Registratur steht voll. Ohne Altbestand arbeitet die Verwaltung doppelt: digital für Neues, im Regal für alles davor.
Angebot
Sagen Sie uns, wie viele Akten es sind
Die Bezugsgröße ist der Aktenplan. Jede Datei bekommt ihr Aktenzeichen, und die Struktur folgt Ihrem Plan, nicht unserer Logik.
Was E-Akte braucht
Woran ein Import scheitert
Aktenplan und AktenzeichenDer Aktenplan liegt bei Ihnen vor. Wir bilden ihn ab, statt eine eigene Ordnung zu erfinden, die niemand kennt.
Ersetzendes Scannen will dokumentiert seinSollen Papieroriginale nach dem Scan vernichtet werden, braucht es eine Verfahrensdokumentation. Die BSI-Richtlinie TR-RESISCAN beschreibt, was dazugehört.
Aufbewahrung und AnbietungspflichtFür Behördenakten gelten die Archivgesetze der Länder. Vor einer Vernichtung steht oft die Anbietung an das zuständige Archiv.
Was Sie bekommen
So übergeben wir
- PDF/A mit Texterkennung, Struktur nach Ihrem Aktenplan
- Indexdatei mit Aktenzeichen, Betreff, Laufzeit und Dokumentart
- Verfahrensdokumentation für das ersetzende Scannen
- Transport verplombt und protokolliert, Verarbeitung im Auftrag nach Art. 28 DSGVO
Die Probe
Fünf Akten, dann erst der Rest
Wir digitalisieren fünf Akten nach Ihrer Importvorgabe. Sie importieren sie in E-Akte und sehen das Ergebnis im System, nicht in einer Beschreibung. Erst wenn das sitzt, fassen wir den Rest an. Die fünf Akten kosten nichts, auch wenn Sie danach nicht beauftragen.
Die einzelnen Programme
Was Ihr Programm beim Import braucht
Was ein Programm im Einzelnen verlangt, steht in seiner Dokumentation und ändert sich mit jeder Version. Wonach es ablegt, bleibt gleich, und genau darum geht es hier.
VIS-Suite
Arbeitet mit Vorgängen und Dokumenten unterhalb der Akte. Die Ebene muss vor dem Scan feststehen.
enaio public
Kennt Objekttypen je Aktenart. Die Zuordnung legen wir gemeinsam fest.
regisafe
In Kommunen verbreitet, mit Ablage nach Aktenplan und Aktenzeichen.
d.velop public sector
Gleiches Prinzip wie im Unternehmensbereich, mit zusätzlichen Vorgaben aus dem Archivrecht.