Schulverwaltungsprogramme der Länder
Je Bundesland ein anderes. Gemeinsam ist die Ablage je Schüler über eine eindeutige Nummer.
Schülerakten für Ihre Schulverwaltung digitalisieren
Ein Umzug, eine Zusammenlegung oder ein Archivraum, der anders gebraucht wird. Schülerakten reichen oft Jahrzehnte zurück.
Angebot
Sagen Sie uns, wie viele Akten es sind
Die Bezugsgröße ist der Schüler oder Teilnehmer. Zwei Dinge sind hier anders als im Unternehmen: Zeugnisse werden länger gebraucht als der Rest der Akte, und vor einer Vernichtung steht oft die Anbietung an das zuständige Archiv.
Was Schulverwaltung braucht
Woran ein Import scheitert
Schüler- oder TeilnehmernummerDer Schlüssel aus Ihrer Verwaltungssoftware, nicht der Jahrgang allein.
Zeugnisse als eigene KategorieSie werden noch Jahrzehnte später angefragt und sollten getrennt und vollständig vorliegen.
Anbietungspflicht beachtenFür Unterlagen öffentlicher Schulen gelten die Archivgesetze der Länder. Vor einer Vernichtung steht in der Regel die Anbietung an das zuständige Archiv.
Was Sie bekommen
So übergeben wir
- PDF/A je Schüler und Kategorie mit Texterkennung
- Indexdatei mit Schülernummer, Kategorie und Zeitraum
- Zeugnisse als eigener, vollständiger Satz
- Transport verplombt und protokolliert, Übergabe verschlüsselt
Die Probe
Fünf Akten, dann erst der Rest
Wir digitalisieren fünf Akten nach Ihrer Importvorgabe. Sie importieren sie in Schulverwaltung und sehen das Ergebnis im System, nicht in einer Beschreibung. Erst wenn das sitzt, fassen wir den Rest an. Die fünf Akten kosten nichts, auch wenn Sie danach nicht beauftragen.
Die einzelnen Programme
Was Ihr Programm beim Import braucht
Was ein Programm im Einzelnen verlangt, steht in seiner Dokumentation und ändert sich mit jeder Version. Wonach es ablegt, bleibt gleich, und genau darum geht es hier.
Untis und Stundenplanung
Verwaltet keine Akten, bestimmt aber oft die Schülernummern, nach denen alles andere sortiert ist.
Schulclouds und Lernplattformen
Nehmen Dokumente je Schüler auf. Für Altakten gilt dieselbe Zuordnung.
Eigenes Archiv ohne Software
Dann liefern wir eine Ordnerstruktur nach Jahrgang und Schüler, die ohne Programm funktioniert.
Dazu passt
Behörden
Wie ein Projekt in dieser Branche abläuft, von der Abholung bis zur Übergabe.
Behörden und öffentliche Verwaltung
Ablage nach: Aktenplan und Aktenzeichen
Dokumentenmanagement, DMS
Ablage nach: Metadaten, nach denen gesucht wird
Was gar nicht erst mit muss
Welche Jahrgänge vor dem Scan vernichtet werden dürfen.