RA-MICRO
Legt über das Aktenzeichen ab und kennt eine eigene E-Akte. Der Import braucht Aktenzeichen und Dokumentart je Datei.
Handakten für Ihre Kanzleisoftware digitalisieren
Die Kanzlei stellt auf die elektronische Akte um, oder das Aktenlager platzt. Beides führt zur selben Frage: Welche Handakten dürfen überhaupt weg, und wie kommen die übrigen in die Software.
Angebot
Sagen Sie uns, wie viele Akten es sind
Die Bezugsgröße ist das Aktenzeichen, nicht der Mandantenname. Alles, was digitalisiert wird, muss an genau dieses Zeichen gehängt werden, sonst findet die Software es nicht und die Akte ist doppelt vorhanden.
Was Kanzleisoftware braucht
Woran ein Import scheitert
Das Aktenzeichen als SchlüsselJede Datei trägt das Aktenzeichen aus Ihrer Software. Mandantenname und Gegenstand sind nicht eindeutig, Aktenzeichen sind es.
Laufende Mandate bleiben gesperrtDie Sechsjahresfrist für Handakten nach § 50 Abs. 1 BRAO beginnt erst mit dem Ende des Mandats. Eine zwanzig Jahre alte Akte zu einem laufenden Mandat darf nicht vernichtet werden.
Beweisstücke und Originale getrenntUrkunden, Vollmachten und Originale, die zurückgegeben werden müssen, gehören nicht in denselben Stapel wie der Schriftverkehr.
Was Sie bekommen
So übergeben wir
- PDF/A je Akte oder je Dokument, benannt nach Aktenzeichen und Datum
- Indexdatei mit Aktenzeichen, Dokumentart und Datum nach Ihrer Importvorgabe
- Liste der Akten, deren Frist abgelaufen ist, vor dem Scan zur Freigabe
- Vernichtung mit Zertifikat, Verarbeitung im Auftrag nach Art. 28 DSGVO
Die Probe
Fünf Akten, dann erst der Rest
Wir digitalisieren fünf Akten nach Ihrer Importvorgabe. Sie importieren sie in Kanzleisoftware und sehen das Ergebnis im System, nicht in einer Beschreibung. Erst wenn das sitzt, fassen wir den Rest an. Die fünf Akten kosten nichts, auch wenn Sie danach nicht beauftragen.
Die einzelnen Programme
Was Ihr Programm beim Import braucht
Was ein Programm im Einzelnen verlangt, steht in seiner Dokumentation und ändert sich mit jeder Version. Wonach es ablegt, bleibt gleich, und genau darum geht es hier.
Advoware
Arbeitet mit Akten- und Dokumentnummern. Wir benennen entsprechend, damit nichts von Hand zugeordnet werden muss.
AnNoText
Kennt eine strukturierte Aktenablage mit Dokumentarten. Die Liste übernehmen wir aus Ihrer Installation.
DATEV Anwalt classic
Verbindet Akten- und Buchhaltungsseite. Für Altakten heißt das: Aktenzeichen führen, nicht Mandantennummer.
Actaport und andere Cloudlösungen
Erwarten den Massenimport über eine Indexdatei. Ohne sie wird jede Akte einzeln hochgeladen.
Dazu passt
Mandantenakten digitalisieren
Was dabei zu beachten ist, unabhängig vom Zielsystem.
Kanzleien
Wie ein Projekt in dieser Branche abläuft, von der Abholung bis zur Übergabe.
Steuerberatung
Ablage nach: Mandantennummer und Wirtschaftsjahr
Dokumentenmanagement, DMS
Ablage nach: Metadaten, nach denen gesucht wird
Was gar nicht erst mit muss
Welche Jahrgänge vor dem Scan vernichtet werden dürfen.