Personio
Legt je Mitarbeiter ab und kennt eigene Dokumentkategorien. Wir liefern eine Datei je Mitarbeiter und Kategorie, damit der Massenimport greift und niemand 600 Akten einzeln hochlädt.
Personalakten für Ihre HR-Software digitalisieren
Eine neue HR-Software steht an, und die Papierakten sollen hinein, bevor das System produktiv geht. Meist mit einem Termin, der schon steht.
Angebot
Sagen Sie uns, wie viele Akten es sind
Der Scan ist dabei der kleinere Teil. Entscheidend ist, dass die Dateien so ankommen, dass die Software sie je Mitarbeiter und je Dokumentkategorie einsortiert, statt dass jemand sie hinterher einzeln hochlädt.
Was HR-Software braucht
Woran ein Import scheitert
Eine Zuordnung je MitarbeiterJede Datei muss eindeutig zu einer Person gehören, über die Personalnummer aus Ihrem System. Namen sind nicht eindeutig und ändern sich.
Eine Dokumentkategorie je DateiVertrag, Zeugnis, Bescheinigung, Abmahnung. Eine Akte als ein einziges PDF ist die billigste Variante und die, die später am meisten Arbeit macht.
Trennung nach FristIn jeder Personalakte liegen Belege mit zwei bis dreißig Jahren Frist nebeneinander. Was getrennt abgelegt ist, lässt sich später einzeln löschen, und genau das verlangt Art. 17 DSGVO.
Was Sie bekommen
So übergeben wir
- Eine Datei je Mitarbeiter und Dokumentkategorie, als PDF/A mit Texterkennung
- Dateinamen nach Ihrem Schema, zum Beispiel Personalnummer, Kategorie, Jahr
- Indexdatei als CSV oder XML mit genau den Feldern, die Ihr Import verlangt
- Übergabe über SharePoint, OneDrive, Google Drive oder verschlüsselten Datenträger
- Abgelehnte Bewerbungen und abgelaufene Fristen auf Wunsch gar nicht erst gescannt
Die Probe
Fünf Akten, dann erst der Rest
Wir digitalisieren fünf Akten nach Ihrer Importvorgabe. Sie importieren sie in HR-Software und sehen das Ergebnis im System, nicht in einer Beschreibung. Erst wenn das sitzt, fassen wir den Rest an. Die fünf Akten kosten nichts, auch wenn Sie danach nicht beauftragen.
Die einzelnen Programme
Was Ihr Programm beim Import braucht
Was ein Programm im Einzelnen verlangt, steht in seiner Dokumentation und ändert sich mit jeder Version. Wonach es ablegt, bleibt gleich, und genau darum geht es hier.
rexx systems
Arbeitet mit einer digitalen Personalakte je Beschäftigtem. Entscheidend ist die Personalnummer als Schlüssel und eine Kategorienliste, die zu der in rexx passt.
sage HR
Erwartet die Zuordnung über die Personalnummer aus der Lohnabrechnung. Wir übernehmen sie aus Ihrer bestehenden Liste statt aus dem Aktendeckel.
SAP HCM und SuccessFactors
Legt Dokumente über Infotypen und Dokumentarten ab. Die Zuordnung muss vor dem Import feststehen, nachträgliches Umhängen ist Handarbeit.
Workday
Verlangt eine saubere Trennung nach Dokumentkategorie und eine Indexdatei je Ladung. Wir liefern beides nach Ihrer Importvorlage.
Haufe und andere
Das Vorgehen ändert sich nicht. Was sich unterscheidet, sind Feldnamen und Dateiformat der Indexdatei, und das richten wir nach Ihrer Vorgabe ein.
Dazu passt
Personalakten digitalisieren
Was dabei zu beachten ist, unabhängig vom Zielsystem.
Personalabteilungen
Wie ein Projekt in dieser Branche abläuft, von der Abholung bis zur Übergabe.
Dokumentenmanagement, DMS
Ablage nach: Metadaten, nach denen gesucht wird
Buchhaltung und Steuern
Ablage nach: Mandant, Jahr und Belegkreis
Was gar nicht erst mit muss
Welche Jahrgänge vor dem Scan vernichtet werden dürfen.