SAP
Hängt Dokumente über das Dokumentenverwaltungssystem an Material- und Auftragsstämme. Ohne die passende Nummer findet der Import keinen Anker.
Technische Unterlagen für Ihr ERP digitalisieren
Ein ERP-Wechsel oder eine Zertifizierung, bei der Nachweise in Minuten vorliegen müssen. Die Zeichnungen und Prüfprotokolle liegen bis dahin im Planschrank.
Angebot
Sagen Sie uns, wie viele Akten es sind
Die Bezugsgröße ist die Material-, Artikel- oder Auftragsnummer. Technische Unterlagen bringen zwei Besonderheiten mit: Großformate und Fristen, die weit über die handelsrechtlichen hinausgehen.
Was ERP braucht
Woran ein Import scheitert
Material-, Artikel- oder AuftragsnummerDer Schlüssel kommt aus Ihrem ERP. Zeichnungsnummern allein genügen oft nicht, weil sie über Versionen hinweg gleich bleiben.
Großformate bis A0Zeichnungen und Pläne werden auf eigenen Geräten erfasst, maßhaltig und mit Angabe des Originalformats.
Fristen weit jenseits von zehn JahrenProdukthaftung, Gefahrstoffverzeichnisse und arbeitsmedizinische Unterlagen laufen teils bis vierzig Jahre. Diese Stapel bleiben, auch wenn der Rest geht.
Was Sie bekommen
So übergeben wir
- PDF/A mit Texterkennung, Großformate maßhaltig und mit Formatangabe
- Indexdatei mit Material- oder Auftragsnummer, Zeichnungsnummer und Version
- Struktur nach Ihrem Nummernkreis statt nach unserer Logik
- Übergabe über Ihren Cloudspeicher, Netzwerkfreigabe oder Datenträger
Die Probe
Fünf Akten, dann erst der Rest
Wir digitalisieren fünf Akten nach Ihrer Importvorgabe. Sie importieren sie in ERP und sehen das Ergebnis im System, nicht in einer Beschreibung. Erst wenn das sitzt, fassen wir den Rest an. Die fünf Akten kosten nichts, auch wenn Sie danach nicht beauftragen.
Die einzelnen Programme
Was Ihr Programm beim Import braucht
Was ein Programm im Einzelnen verlangt, steht in seiner Dokumentation und ändert sich mit jeder Version. Wonach es ablegt, bleibt gleich, und genau darum geht es hier.
Microsoft Dynamics
Legt Anhänge am Datensatz ab. Entscheidend ist, dass unsere Dateinamen die Datensatznummer tragen.
proALPHA
Arbeitet mit einem eigenen Dokumentenmodul auf Basis der Artikel- und Auftragsnummern.
abas und Infor
Gleiches Prinzip, andere Feldnamen. Die Indexdatei richten wir nach Ihrer Importvorgabe ein.
Sage 100
Verknüpft Belege und Dokumente mit Vorgängen. Für Altbestände heißt das eine saubere Vorgangszuordnung vor dem Scan.
Dazu passt
Zeichnungen und Pläne digitalisieren
Was dabei zu beachten ist, unabhängig vom Zielsystem.
Industrieunternehmen
Wie ein Projekt in dieser Branche abläuft, von der Abholung bis zur Übergabe.
Dokumentenmanagement, DMS
Ablage nach: Metadaten, nach denen gesucht wird
Buchhaltung und Steuern
Ablage nach: Mandant, Jahr und Belegkreis
Was gar nicht erst mit muss
Welche Jahrgänge vor dem Scan vernichtet werden dürfen.