Label
Verknüpft Dokumente mit Aufträgen. Ohne Auftragsnummer im Dateinamen bleibt die Zuordnung Handarbeit.
Bau- und Auftragsakten für Ihre Handwerkersoftware digitalisieren
Der Betrieb wird digital, oder eine Gewährleistungsfrage zwingt dazu, eine zehn Jahre alte Akte in Minuten zu finden statt in Tagen.
Angebot
Sagen Sie uns, wie viele Akten es sind
Die Bezugsgröße ist die Auftrags- oder Projektnummer. Dazu kommen zwei Besonderheiten: Großformate und eine Frist, die erst mit der Abnahme beginnt.
Was Handwerkersoftware braucht
Woran ein Import scheitert
Auftrags- oder ProjektnummerDer Schlüssel aus Ihrer Software. Kundenname und Baustelle sind nicht eindeutig, sobald derselbe Kunde zweimal baut.
Die Frist beginnt mit der AbnahmeDie Gewährleistung für Bauwerke läuft fünf Jahre ab Abnahme, § 634a Abs. 1 Nr. 2 BGB. Nicht ab Rechnungsdatum und nicht ab Jahresende.
Aufmaße und Pläne in GroßformatZeichnungen bis A0 werden auf eigenen Geräten erfasst, maßhaltig und mit Angabe des Originalformats.
Was Sie bekommen
So übergeben wir
- PDF/A je Auftrag oder je Dokument, Großformate maßhaltig
- Indexdatei mit Auftragsnummer, Kunde, Dokumentart und Abnahmedatum
- Struktur nach Ihrem Nummernkreis
- Übergabe über Ihren Cloudspeicher oder verschlüsselten Datenträger
Die Probe
Fünf Akten, dann erst der Rest
Wir digitalisieren fünf Akten nach Ihrer Importvorgabe. Sie importieren sie in Handwerkersoftware und sehen das Ergebnis im System, nicht in einer Beschreibung. Erst wenn das sitzt, fassen wir den Rest an. Die fünf Akten kosten nichts, auch wenn Sie danach nicht beauftragen.
Die einzelnen Programme
Was Ihr Programm beim Import braucht
Was ein Programm im Einzelnen verlangt, steht in seiner Dokumentation und ändert sich mit jeder Version. Wonach es ablegt, bleibt gleich, und genau darum geht es hier.
pds
Kennt eine Projektakte mit Dokumentarten. Die Liste übernehmen wir aus Ihrer Installation.
Streit V.1
Legt auftragsbezogen ab, inklusive Aufmaßen und Nachweisen.
TopKontor Handwerk
Erwartet Vorgangsnummern als Schlüssel. Für Altakten heißt das eine Zuordnung vor dem Scan.
Sander und andere
Gleiches Prinzip. Was sich unterscheidet, sind Feldnamen und Dateiformat der Indexdatei.
Dazu passt
Baupläne digitalisieren
Was dabei zu beachten ist, unabhängig vom Zielsystem.
ERP und Warenwirtschaft
Ablage nach: Material-, Artikel- oder Auftragsnummer
Dokumentenmanagement, DMS
Ablage nach: Metadaten, nach denen gesucht wird
Was gar nicht erst mit muss
Welche Jahrgänge vor dem Scan vernichtet werden dürfen.