DATEV DMS und Dokumentenablage
Legt je Mandant und Jahr ab. Die Ordnungsbegriffe müssen beim Import mitkommen, sonst ist die Akte zwar digital, aber nicht auffindbar.
Hand- und Dauerakten für Ihre Steuerberatersoftware digitalisieren
Die Kanzlei arbeitet längst digital, aber die Altjahre der Mandanten stehen im Keller. Beim nächsten Umzug oder bei einer Nachfolge wird daraus ein Problem.
Angebot
Sagen Sie uns, wie viele Akten es sind
Hier gibt es zwei Bezugsgrößen statt einer: den Mandanten und das Wirtschaftsjahr. Die Dauerakte gehört zum Mandanten, die Jahresakte zum Jahr, und beide brauchen eine andere Behandlung.
Was Steuerberatung braucht
Woran ein Import scheitert
Mandantennummer und WirtschaftsjahrBeide zusammen sind der Schlüssel. Ohne das Jahr landet eine Jahresakte in der Dauerakte und wird nie wieder gefunden.
Zehn Jahre, nicht sechsDie Handakte des Steuerberaters ist nach § 66 Abs. 1 StBerG zehn Jahre aufzubewahren, nicht sechs wie bei Rechtsanwälten. Die Frist beginnt mit dem Ende des Auftrags.
Belege des Mandanten getrenntWas dem Mandanten gehört und zurückgegeben werden muss, gehört nicht in dieselbe Ablage wie die eigene Handakte.
Was Sie bekommen
So übergeben wir
- PDF/A je Mandant, Jahr und Dokumentart mit Texterkennung
- Indexdatei mit Mandantennummer, Wirtschaftsjahr und Dokumentart
- Dauerakte und Jahresakten getrennt übergeben
- Liste der Jahrgänge, deren Frist abgelaufen ist, vor dem Scan zur Freigabe
Die Probe
Fünf Akten, dann erst der Rest
Wir digitalisieren fünf Akten nach Ihrer Importvorgabe. Sie importieren sie in Steuerberatung und sehen das Ergebnis im System, nicht in einer Beschreibung. Erst wenn das sitzt, fassen wir den Rest an. Die fünf Akten kosten nichts, auch wenn Sie danach nicht beauftragen.
Die einzelnen Programme
Was Ihr Programm beim Import braucht
Was ein Programm im Einzelnen verlangt, steht in seiner Dokumentation und ändert sich mit jeder Version. Wonach es ablegt, bleibt gleich, und genau darum geht es hier.
Addison
Kennt eine eigene Mandantenakte mit Dokumentarten. Wir übernehmen die Mandantennummern aus Ihrem Bestand.
Simba
Arbeitet mit Mandant und Wirtschaftsjahr als Schlüsselpaar, wie DATEV.
Agenda
Erwartet dieselbe Zuordnung, mit eigenen Feldnamen in der Indexdatei.
Dazu passt
Mandantenakten digitalisieren
Was dabei zu beachten ist, unabhängig vom Zielsystem.
Steuerberatung
Wie ein Projekt in dieser Branche abläuft, von der Abholung bis zur Übergabe.
Rechtsanwälte
Ablage nach: Aktenzeichen
Buchhaltung und Steuern
Ablage nach: Mandant, Jahr und Belegkreis
Was gar nicht erst mit muss
Welche Jahrgänge vor dem Scan vernichtet werden dürfen.