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Buchhaltung digitalisieren lassen

Der Buchhaltungsbestand wächst jedes Jahr um dieselbe Menge und wird nie kleiner. Wir digitalisieren ihn jahrgangsweise, sodass Sie die abgelaufenen Jahre vernichten und die laufenden digital weiterführen können.

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Drei Scanwege: gelochte Einzelblätter, abweichende Vorlagen wie geklammerte Konvolute, und Großformate ab DIN A2. Alle drei ergeben PDF/A mit Texterkennung.Gelochtes Einzelblattläuft durch, in einem ZugAlles, was abweichtKlammern, Heftungen, RisseGroßformat ab DIN A2einzeln geführt und geglättetDas ErgebnisPDF/Adurchsuchbar, mit Texterkennung

Wiedererkennen

Drei Szenen aus dieser Aktenart

Drei Momente, die es in jedem Bestand einmal gibt. Die Antwort darauf steht im nächsten Abschnitt.

  • Der Prüfer sitzt im Haus und will einen Jahrgang sehen, den Sie seit Jahren nicht aufgeschlagen haben.
  • Ein Jahrgang ist vollständig abgelaufen. Er belegt trotzdem Regalmeter, weil die Fristen nie geprüft wurden.
  • Der Steuerberater fragt nach einem Beleg. Sie wissen, in welchem Jahr er liegt, aber nicht in welchem der neun Ordner.

Besonderheit

Jahrgangsweise statt alles auf einmal

Buchhaltung lässt sich gut in Etappen digitalisieren, weil sie ohnehin nach Jahren geordnet ist. Wir beginnen mit den ältesten Jahrgängen: dort ist die Wahrscheinlichkeit am größten, dass die Frist abgelaufen ist und gar nicht mehr digitalisiert werden muss.

Wie wir vorgehen

Sichtung vor dem ScanWas die Frist überschritten hat, wird gemeldet statt digitalisiert.
Ablage nach Jahr und BelegkreisDebitoren, Kreditoren, Kasse, Bank, nach Ihrer Gliederung.
GoBD-konformFarbscan, PDF/A, Verfahrensdokumentation.
Schnittstelle zur SteuerberatungÜbergabe in der Struktur, die Ihre Kanzlei einlesen kann.

Häufige Fragen

Was zu Buchhaltung gefragt wird

Können wir nur die letzten Jahre digitalisieren?
Ja. Häufig ist genau das sinnvoll: Die laufenden Jahre digital, die abgelaufenen direkt in die Vernichtung.
Was passiert mit Kontoauszügen?
Sie gehören zu den Buchungsbelegen und unterliegen der Zehnjahresfrist. Wir erfassen sie wie die übrigen Belege.

Weitere Dokumentarten

Sechs weitere Aktenarten

Personalakten

Personalakten sind der heikelste Bestand im Unternehmen: Sie enthalten besonders schützenswerte Daten…

Patientenakten

Praxen müssen Patientenakten zehn Jahre aufbewahren, bei bestimmten Behandlungen länger. Wir digitalisieren…

Rechnungen

Rechnungen und Buchungsbelege müssen seit 2025 acht Jahre aufbewahrt werden, davor waren es zehn…

Zeichnungen

Technische Zeichnungen liegen meist gefaltet, gerollt oder in Planschränken, und sind damit genau die Unterlagen…

Baupläne

Bauakten bestehen aus zwei sehr unterschiedlichen Teilen: Schriftverkehr in DIN A4 und Pläne im Großformat. Beides…

Großformate

Alles, was größer als DIN A3 ist, braucht einen anderen Scanweg. Wir erfassen Formate bis DIN A0: Pläne, Zeichnungen…

Danach

Was danach dasteht

  • Was die Frist überschritten hat, ist vernichtet, mit Zertifikat. Was bleiben muss, liegt geordnet und durchsuchbar.
  • Die Jahrgänge sind einzeln abgeschlossen, so wie sie geführt wurden.
  • Und der Betrieb merkt von der Umstellung nichts: Wir arbeiten in Etappen.

Fünf Ordner, drei Werktage, null Euro

Sie sehen das Ergebnis an Ihren eigenen Akten, bevor Sie unterschreiben.

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