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Baupläne digitalisieren lassen

Bauakten bestehen aus zwei sehr unterschiedlichen Teilen: Schriftverkehr in DIN A4 und Pläne im Großformat. Beides gehört zusammen und wird trotzdem meist getrennt aufbewahrt. Wir führen es in einer Ablage je Objekt zusammen.

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Drei Scanwege: gelochte Einzelblätter, abweichende Vorlagen wie geklammerte Konvolute, und Großformate ab DIN A2. Alle drei ergeben PDF/A mit Texterkennung.Gelochtes Einzelblattläuft durch, in einem ZugAlles, was abweichtKlammern, Heftungen, RisseGroßformat ab DIN A2einzeln geführt und geglättetDas ErgebnisPDF/Adurchsuchbar, mit Texterkennung

Wiedererkennen

Drei Szenen aus dieser Aktenart

Drei Momente, die es in jedem Bestand einmal gibt. Die Antwort darauf steht im nächsten Abschnitt.

  • Ein Bauantrag wird gestellt. Die Genehmigung von damals ist da, der zugehörige Schriftverkehr liegt in einem anderen Ordner.
  • Eine Bauakte kommt aus einer Vorverwaltung. Pläne und Schriftverkehr sind dort getrennt, und die Ordnung ist eine andere als Ihre.
  • Ein Nachbar fragt nach der Statik. Sie haben sie, aber nicht in der Form, in der er sie braucht.

Besonderheit

Bauakte heißt Schriftverkehr plus Pläne

Eine vollständige Bauakte enthält Genehmigungen, Statik, Schriftverkehr, Abnahmeprotokolle und die Pläne selbst. Wer nur die Pläne digitalisiert, hat die Hälfte. Wir erfassen beides und legen es unter einer Objektnummer zusammen.

Wie wir vorgehen

Pläne bis DIN A0Grundrisse, Schnitte, Ansichten, Lagepläne.
Schriftverkehr in DIN A4Genehmigungen, Statik, Protokolle, Korrespondenz.
Ablage je ObjektEine Struktur je Bauvorhaben, Pläne und Schriftgut zusammengeführt.
BestandsverzeichnisÜbersicht aller Objekte mit Direktlinks.

Häufige Fragen

Was zu Baupläne gefragt wird

Können Sie auch Mikrofilm-Bauakten verarbeiten?
Das prüfen wir im Einzelfall. Mikrofilm braucht andere Technik als Papier. Sagen Sie uns, worum es geht.
Wie werden die Pläne benannt?
Nach Objektnummer, Planart und Datum, so wie Sie es in der Verwaltung führen.

Weitere Dokumentarten

Sechs weitere Aktenarten

Personalakten

Personalakten sind der heikelste Bestand im Unternehmen: Sie enthalten besonders schützenswerte Daten…

Patientenakten

Praxen müssen Patientenakten zehn Jahre aufbewahren, bei bestimmten Behandlungen länger. Wir digitalisieren…

Rechnungen

Rechnungen und Buchungsbelege müssen seit 2025 acht Jahre aufbewahrt werden, davor waren es zehn…

Buchhaltung

Der Buchhaltungsbestand wächst jedes Jahr um dieselbe Menge und wird nie kleiner. Wir digitalisieren…

Zeichnungen

Technische Zeichnungen liegen meist gefaltet, gerollt oder in Planschränken, und sind damit genau die Unterlagen…

Großformate

Alles, was größer als DIN A3 ist, braucht einen anderen Scanweg. Wir erfassen Formate bis DIN A0: Pläne, Zeichnungen…

Danach

Was danach dasteht

  • Pläne und Schriftverkehr liegen zusammen, weil eine Bauakte ohne beides unvollständig ist.
  • Gesucht wird nach Objekt und Gewerk, nicht nach dem Ordner, in dem jemand damals abgelegt hat.
  • Und die Unterlagen sind so abgelegt, wie eine Verwaltung sie später wiederfindet.

Fünf Ordner, drei Werktage, null Euro

Sie sehen das Ergebnis an Ihren eigenen Akten, bevor Sie unterschreiben.

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