PDF/A: das Format für Langzeitarchive
PDF/A ist ein ISO-genormtes PDF, das ohne externe Abhängigkeiten auskommt und deshalb in zwanzig Jahren noch genauso aussieht.
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Wann dieses Thema zur Frage wird
Drei Momente, in denen es darauf ankommt.
- Das Archiv soll zwanzig Jahre halten. Das PDF öffnet sich heute, und niemand kann sagen, ob es das in zwanzig Jahren tut.
- Ein Dokument wird geprüft. Eine Schriftart fehlt, und der Betrachter ersetzt sie durch eine andere.
- Ein Anbieter liefert PDF. Ob es PDF/A ist, steht nirgends, und nachträglich ändern lässt sich das nicht.
Der Unterschied zum normalen PDF
Ein gewöhnliches PDF darf auf Schriften verweisen, die auf dem Rechner liegen, auf externe Inhalte zugreifen und Verschlüsselung enthalten. Fehlt später eines davon, sieht das Dokument anders aus oder lässt sich nicht öffnen. PDF/A verbietet genau das: Alles, was zur Darstellung nötig ist, steckt in der Datei.
Die Varianten
PDF/A-1 ist die strengste und älteste Variante. PDF/A-2 erlaubt zusätzlich JPEG2000 und eingebettete Dateien. PDF/A-3 darf beliebige Anhänge enthalten. Das wird etwa bei der ZUGFeRD-Rechnung genutzt, wo die XML-Datei im PDF steckt. Der Buchstabe dahinter sagt etwas über den Text: „b" nur bildlich, „u" mit Unicode-Textschicht, „a" zusätzlich strukturiert.
Was wir verwenden
PDF/A-2u. Die Variante erlaubt moderne Kompression, hält die Datei klein und garantiert über das „u" eine durchsuchbare Textschicht mit eindeutiger Zeichenzuordnung.
Warum das steuerlich zählt
Die GoBD verlangen, dass Unterlagen über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben und unverändert sind. Ein Format, das seine Darstellung von der Umgebung abhängig macht, erfüllt das nicht verlässlich. PDF/A ist der etablierte Weg, diese Anforderung zu erfüllen.
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Gehört oft dazu
Scandienstleister auswählen
Die meisten Anbieter werben mit denselben Worten. Unterscheiden lassen sie sich an acht Punkten, und an der Frage, ob sie vor der Unterschrift etwas vorweisen.
Was es kostet
Der Preis hängt an drei Dingen: wie viele Ordner, was darin steckt und wie tief abgelegt wird. Alles andere sind Nebenkosten.
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Das ist die einzige Frage, die Sie wirklich beantworten müssen. Alles andere ist in jedem Paket gleich.
Fünf Ordner, drei Werktage, null Euro
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