Aktendigitalisierung für Industrieunternehmen
In Industriebetrieben liegen Personalakten, Buchhaltung und Projektakten getrennt voneinander, oft an mehreren Standorten und in drei Ordnungen. Wer eine Auskunft braucht, fragt zuerst, wer sie hat.
Wiedererkennen
Wann es in Ihrer Branche darauf ankommt
Drei Momente, die es in jedem Bestand einmal gibt. Auf jeden antwortet einer der Punkte darunter.
- Eine Personalakte wird gebraucht. Sie liegt im Archiv am Werk, und der Schlüssel liegt bei einer Person im Urlaub.
- Die Prüfung fordert Belege aus vier Jahren. Die Ordner stehen im Keller, aber niemand weiß, welche Jahrgänge vollständig sind.
- Ein Standort wird geschlossen. Was dort im Regal steht, muss entschieden werden, bevor der Termin es entscheidet.
Worauf es ankommt
Was in Ihrer Branche anders läuft
Rechtsgrundlagen
Was das Recht verlangt, und was wir dafür tun
Diese Vorschriften bestimmen, wie mit den Unterlagen Ihrer Branche umgegangen werden darf. Zu jeder steht hier, was sie verlangt und was das für Ihren Auftrag bedeutet.
| Norm | Was sie verlangt | Was wir dafür tun |
|---|---|---|
| § 257 HGB | Handelsbriefe sind sechs Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege und Jahresabschlüsse zehn. Für Personalakten nennt das HGB keine eigene Frist. | Buchhaltung und Personalakten werden getrennt digitalisiert, jede mit ihrer eigenen Frist. |
| § 147 AO | Buchungsbelege, Inventare und Jahresabschlüsse unterliegen steuerlichen Fristen von acht und zehn Jahren. | Die Buchhaltung wird nach Jahr und Konto abgelegt, sodass jede Frist ohne Suchen nachweisbar ist. |
| Art. 32 DSGVO | Personaldaten verlangen technische und organisatorische Maßnahmen, und der Zugriff darf auf die Personen beschränkt werden, die ihn brauchen. | Personalakten bekommen ein eigenes Register mit eingeschränktem Zugriff. Wer es öffnet, steht im Protokoll. |
| Art. 28 DSGVO | Verarbeitung im Auftrag braucht einen schriftlichen Vertrag, bevor die erste Datei verarbeitet wird. | Der Vertrag liegt unterschrieben vor der Abholung vor, mit Weisungsbindung und Löschpflicht nach Auftragsende. |
| DIN 66399 | Die Sicherheitsstufe der Vernichtung richtet sich nach der Schutzbedürftigkeit der Daten, nicht nach dem Preis. | Personalunterlagen vernichten wir in P-5, Schutzklasse 3, und nur nach Ihrer schriftlichen Freigabe. |
Ergebnis
So sieht eine Personalakte danach aus
Ein Scan pro Ordner wäre schneller. Er hilft nur niemandem, der später etwas sucht. Hier steht, was aus Ihrer Akte wird.
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