Archivauflösung: die Reihenfolge, die Geld spart
Der häufigste Fehler ist, alles zu digitalisieren. Rund ein Drittel der Ordner, die wir sehen, hätte gar nicht mehr aufbewahrt werden müssen.
Wiedererkennen
Wann dieses Thema zur Frage wird
Drei Momente, in denen es darauf ankommt.
- Das Archiv soll geräumt werden. Also wird alles gescannt, auch der Teil, der längst hätte weg sein dürfen.
- Die Räume müssen leer sein. Niemand kann sagen, was davon überhaupt noch aufbewahrungspflichtig ist.
- Der Mietvertrag läuft aus. Bis dahin muss entschieden sein, und entscheiden heißt hier: sichten, nicht scannen.
1. Menge feststellen
Ein Regalmeter sind etwa zwölf Ordner. Drei Fotos vom Regal genügen für eine belastbare Schätzung. Ohne Mengengerüst lässt sich nichts planen und nichts vergleichen.
2. Nach Jahrgängen sortieren
Die meisten Fristen knüpfen an das Kalenderjahr an. Wer nach Jahrgängen sortiert, kann ganze Blöcke abschichten, ohne jeden Ordner zu öffnen.
3. Fristen prüfen, bevor gescannt wird
Was die Frist überschritten hat, muss nicht digitalisiert werden. Bei einem Bestand von 420 Ordnern haben wir zuletzt 140 Ordner gefunden, die direkt in die Vernichtung gehen konnten. Ein Drittel weniger Aufwand.
4. Ablagetiefe festlegen
Nicht der ganze Bestand braucht dieselbe Tiefe. Altarchiv als ein PDF pro Ordner, laufende Akten nach Register: das ist die häufigste und günstigste Kombination.
5. In Teilmengen arbeiten
Ab etwa 200 Ordnern lohnt sich das Arbeiten in Etappen: abholen, verarbeiten, zurückgeben, nächster Teil. So läuft der Betrieb weiter und Sie sehen früh, ob das Ergebnis stimmt.
6. Erst freigeben, dann vernichten
Am Ende steht die Vernichtung nach DIN 66399 mit Zertifikat, aber erst nach Ihrer schriftlichen Freigabe und nachdem Sie das digitale Ergebnis geprüft haben.
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Gehört oft dazu
Scandienstleister auswählen
Die meisten Anbieter werben mit denselben Worten. Unterscheiden lassen sie sich an acht Punkten, und an der Frage, ob sie vor der Unterschrift etwas vorweisen.
Was es kostet
Der Preis hängt an drei Dingen: wie viele Ordner, was darin steckt und wie tief abgelegt wird. Alles andere sind Nebenkosten.
Ablagetiefe wählen
Das ist die einzige Frage, die Sie wirklich beantworten müssen. Alles andere ist in jedem Paket gleich.
Fünf Ordner, drei Werktage, null Euro
Sie sehen das Ergebnis, bevor Sie sich entscheiden.