Am häufigsten gewählt
Ablagetiefe pro Register
Für Akten mit klarer innerer Gliederung: Personalakten, Objektakten, Mandantenakten.
Wiedererkennen
Wann diese Tiefe die richtige ist
- Ein Ordner hat zwölf Laschen. Und das ist die Ordnung, in der die Akte seit Jahren geführt wird.
- Ein Register soll einzeln weg. Im Papier geht das nicht, ohne die Akte zu zerschneiden.
- Der Aktenplan steht im Kopf einer Kollegin. In der Datei soll er für jeden nachvollziehbar stehen.
Das Ergebnis
Aus einem Ordner mit zwölf Laschen werden zwölf Dateien.
Was dazugehört
Jede Lasche wird eine Datei
Trennung an den RegisternJede Lasche wird erkannt, getrennt und als eigene Datei geführt.
Benennung nach RegisterbezeichnungArbeitsvertrag, Zeugnisse, Abmahnungen, so wie Ihre Gliederung es vorgibt.
Aktenplan als VorlageWir bilden Ihren bestehenden Aktenplan ab, statt einen neuen zu erfinden.
Fehlende Register werden gemeldetSie erfahren, wo eine Lasche leer war oder fehlte.
Grundleistung
In jeder Tiefe enthalten
Unabhängig von Ihrer Wahl. Was hier steht, wird nicht separat berechnet.
Abholung und RückgabeVerplombte Behälter, gezählt und unterschrieben, versichert über die ganze Kette. Ab 150 Ordnern kostenlos, deutschlandweit.
AufbereitungEntklammern, Entheften, Glätten, Sonderformate. Jede Seite wird einzeln zuführbar gemacht.
Scan in ArchivqualitätFarbe, beidseitig. Verblasste Belege und vergilbtes Papier werden wieder lesbar.
VolltexterkennungJedes Wort durchsuchbar, auch in gescannter Handschrift-Umgebung dort, wo maschinenlesbar.
PDF/A-2uDas ISO-Format für Langzeitarchive. In zwanzig Jahren noch identisch lesbar.
BestandsverzeichnisEine Übersicht aller Dateien mit Direktlinks, in Ihrer Benennung.
VerfahrensdokumentationDer Digitalisierungsnachweis, den Sie brauchen, sobald Originale vernichtet werden.
Abschluss nach Ihrer WahlRückgabe im Ursprungszustand, Einlagerung oder Vernichtung nach DIN 66399 mit Zertifikat.
Sehen Sie den Unterschied an Ihren eigenen Akten
Bringen Sie uns drei Ordner, wir zeigen Ihnen zwei Tiefen nebeneinander.