Ablagetiefe pro Ordner
Für Bestände, die aufbewahrt werden müssen, aber im Tagesgeschäft nicht mehr aufgeschlagen werden.
Wiedererkennen
Wann diese Tiefe die richtige ist
- Der Bestand muss vorgehalten werden. Aufgeschlagen wird er nicht mehr, und täglich arbeitet niemand damit.
- Ein Dokument wird gesucht. Gefunden wird es über den Volltext, nicht über den Ordner, in dem es liegt.
- Der Ordnerrücken ist die Ordnung. Eine neue Systematik wäre Arbeit ohne Nutzen.
Das Ergebnis
Aus 300 Ordnern werden 300 Dateien.
Was dazugehört
Der Ordner bleibt eine Einheit
Benennung nach OrdnerrückenJede Datei heißt so, wie der Ordner beschriftet war. Keine neue Systematik, kein Umdenken.
Durchsuchbar über den VolltextSie finden die Stelle über die Suche im PDF, nicht über die Ablage.
Schnellste VarianteKein Auftrennen nötig, geringster Aufwand, kürzeste Laufzeit.
Grundleistung
In jeder Tiefe enthalten
Unabhängig von Ihrer Wahl. Was hier steht, wird nicht separat berechnet.
Abholung und RückgabeVerplombte Behälter, gezählt und unterschrieben, versichert über die ganze Kette. Ab 150 Ordnern kostenlos, deutschlandweit.
AufbereitungEntklammern, Entheften, Glätten, Sonderformate. Jede Seite wird einzeln zuführbar gemacht.
Scan in ArchivqualitätFarbe, beidseitig. Verblasste Belege und vergilbtes Papier werden wieder lesbar.
VolltexterkennungJedes Wort durchsuchbar, auch in gescannter Handschrift-Umgebung dort, wo maschinenlesbar.
PDF/A-2uDas ISO-Format für Langzeitarchive. In zwanzig Jahren noch identisch lesbar.
BestandsverzeichnisEine Übersicht aller Dateien mit Direktlinks, in Ihrer Benennung.
VerfahrensdokumentationDer Digitalisierungsnachweis, den Sie brauchen, sobald Originale vernichtet werden.
Abschluss nach Ihrer WahlRückgabe im Ursprungszustand, Einlagerung oder Vernichtung nach DIN 66399 mit Zertifikat.
Sehen Sie den Unterschied an Ihren eigenen Akten
Bringen Sie uns drei Ordner, wir zeigen Ihnen zwei Tiefen nebeneinander.