Ablagetiefe pro Dokument
Für Bestände, die in ein Dokumentenmanagementsystem wandern oder einzeln weiterverarbeitet werden.
Wiedererkennen
Wann diese Tiefe die richtige ist
- Ein Vorgang soll zugeordnet werden. Im PDF pro Ordner steht er zwischen 300 Seiten, und das Suchen von Hand bleibt.
- Eine Freigabe ist nötig. Freigegeben wird ein Dokument, nicht ein Ordner voller Dokumente.
- Ein Dokument soll gelöscht werden. Nach Frist oder auf Verlangen, ohne die ganze Akte zu treffen.
Das Ergebnis
Aus einem Ordner werden je nach Inhalt 80 bis 400 Dateien.
Was dazugehört
Jedes Schriftstück steht für sich
Trennung je SchriftstückJede Rechnung, jeder Vertrag, jedes Schreiben wird eine eigene Datei.
Manuelle MetadatenerfassungBelegart, Datum, Nummer, Gegenpartei, nach Ihrem Feldkatalog.
DMS-fertiges ImportpaketStruktur und Feldnamen mit Ihrer IT abgestimmt, in einem Durchgang importierbar.
DublettenmeldungMehrfach abgelegte Schriftstücke werden erkannt und gemeldet, nicht stillschweigend doppelt geführt.
Grundleistung
In jeder Tiefe enthalten
Unabhängig von Ihrer Wahl. Was hier steht, wird nicht separat berechnet.
Abholung und RückgabeVerplombte Behälter, gezählt und unterschrieben, versichert über die ganze Kette. Ab 150 Ordnern kostenlos, deutschlandweit.
AufbereitungEntklammern, Entheften, Glätten, Sonderformate. Jede Seite wird einzeln zuführbar gemacht.
Scan in ArchivqualitätFarbe, beidseitig. Verblasste Belege und vergilbtes Papier werden wieder lesbar.
VolltexterkennungJedes Wort durchsuchbar, auch in gescannter Handschrift-Umgebung dort, wo maschinenlesbar.
PDF/A-2uDas ISO-Format für Langzeitarchive. In zwanzig Jahren noch identisch lesbar.
BestandsverzeichnisEine Übersicht aller Dateien mit Direktlinks, in Ihrer Benennung.
VerfahrensdokumentationDer Digitalisierungsnachweis, den Sie brauchen, sobald Originale vernichtet werden.
Abschluss nach Ihrer WahlRückgabe im Ursprungszustand, Einlagerung oder Vernichtung nach DIN 66399 mit Zertifikat.
Sehen Sie den Unterschied an Ihren eigenen Akten
Bringen Sie uns drei Ordner, wir zeigen Ihnen zwei Tiefen nebeneinander.